Что такое возвращённое электронное письмо

Возвращённое электронное письмо представляет собой отклонённое сообщение, которое не получилось доставить адресату. Это может происходить разным причинам, таким как неверный адрес электронной почты, переполненный почтовый ящик или ошибка сервера. Когда электронное письмо отклонено, вы получаете автоматическое уведомление о его возврате.

Существует несколько причин, по которым это происходит. Иногда это случает из-за того, что подписчик отправил вам неверный адрес своей электронной почты. Иногда — из-за сбоев в работе сервера или из-за переполнения почтового ящика получателя.

Возвращенное электронное письмо, однако, может свидетельствовать и о проблемах с вашей стороны. Так, это может означать, что вы были помечены как спамер или у вас слишком строгие настройки защиты пользователей от спама (DMARC).

Каково содержание уведомления о возврате электронного письма

Уведомление об отклонённом электронном письме содержит информацию о последнем. Она, как правило, включат в себя:

• Дата и время отправки письма
• Почтовый сервер отклонивший письмо
• RFC-код и причина возврата

RFC-код жёсткого возврата должен выглядеть как 5XX, а мягкого — 4XX. Однако не все интернет-провайдеры последовательно придерживаются этих кодов.

Какова разница между жёстким и мягким возвратом

Существует два типа возврата электронных писем: жёсткий и мягкий. Они достаточно сильно отличаются друг от друга. Разница состоит, в частости, в следующем:

1. Жёсткий возврат

Если электронное письмо полностью отклонено и отправлено обратно, то мы имеем дело с жёстким возвратом. Оно немедленно возвращается отправителю, поскольку его нельзя получить из-за неправильного или несуществующего адреса электронной почты. Это часто случается, когда в адресе электронной почты содержится ошибка или опечатка.

Вот список причин, почему вы можете столкнуться с этим явлением.

1.1. Несуществующий адресат

Электронное письмо может быть отклонено, если адрес электронной почты получателя не существует. Если это происходит многократно, Mailmunch помечает его как «неудачное» и блокирует отправку писем этому получателю.

Это необходимо в связи с тем, что отправка электронных писем на несуществующий адрес электронной почты может негативно сказаться на репутации как отправителя, так и Mailmunch.

Чтобы устранить эту проблему, необходимо перепроверить адрес электронной почты на наличие опечаток. Кроме того, вы можете связаться со своим адресатом другим способом, чтобы узнать, не появился ли у него новый адрес электронной почты.

Если проблема остаётся, вы можете связаться с нашей службой поддержки, чтобы устранить её.

1.2. Заблокированный адрес

Электронные письма зачастую подлежат жёсткому возврату из-за того, что интернет-провайдер заблокировал адрес электронной почты отправителя. Он это сделал потому, что счёл электронные письма с этого адреса спамом.

Кроме того, для интернет-провайдеров характерны специальные политики безопасности электронной почты, такие как DMARC (политика проверки подлинности отправителя электронного письма), DKIM (технология выявления поддельных писем) и SPF (инфраструктура политики отправителя), проверяющие ваши электронные письма перед доставкой.

Если ваше электронное письмо не пройдёт ни один из этих фильтров, оно будет отклонено.

Если это происходит со сравнительно непопулярным почтовым доменом, вы можете решить проблему, обратившись к интернет-провайдеру.

Если же вас блокирует Gmail или Yahoo, вам стоит обратиться в службу поддержки Mailmunch.

1.3. Спам-фильтры

Спам-фильтры вашего провайдера иногда находят в ваших электронных письмах некий контенте, который они считают спамом. Кроме того, если ваш адресат подписался на вашу рассылку, но пометил одно из ваших писем как спам, все последующие электронные письма будут автоматически помещаться в его папку со спамом.

Если вы заметили, что в ваших отчётах письма часто помечаются как непрочитанные, измените стратегию и создайте более привлекательный контент. Когда клиент не реагирует на ваши электронные письма, их рассылку лучше прекратить.

2. Мягкий возврат

Не столь серьезные, как жесткие отказы, мягкий возврат электронных писем не столь серьёзен как жёсткий и связаны со временными сбоями в их доставке. Они могут происходить вследствие:

• Переполненности почтового ящика
• Ошибки DNS
• Ошибка аутентификации
• Вредоносный или спамерский контент

2.1. Переполненный почтовый ящик

Если получатели не очищают свои почтовые ящики, некоторые электронные письма отклоняются из-за их переполненности. Так что если ваш адресат получал от вас электронные письма в прошлом, но они вдруг начали отклоняться, они поначалу будут отнесены к категории мягкого возврата.

Однако ваш интернет-провайдер всё же будет в течение двух-трёх дней отслеживать сбои в доставке и пытаться доставить ваше электронное письмо. И как только этот срок истечёт, оно будет помечено как жёстко отклонённое.

Чтобы избежать подобной ситуации, следует обратиться к своим клиентам и сообщить им, что их почтовый ящик переполнен, и заодно поинтересоваться, не изменился ли их адрес электронной почты. Если проблема повторяется, удалите соответствующих клиентов из списка.

Если адресат сообщает вам, что не получал ваши электронные письма, попросите его проверить папку со спамом. Если вашего письма там нет, можно попросить его внести ваш адрес электронной почты в белый список в своём почтовом аккаунте или соответствующих приложениях.

2.2. Ошибка DNS

Система доменных имен (DNS) выдаёт ошибку, когда почтовый сервер вашего адресата не может доставить ваше электронное письмо из-за сбоев. Это может быть лишь временной проблемой, но может оказаться и серьёзной. Ошибка может быть вызвана тем, что почтовый сервер упал или перегружен из-за большого объёма входящих писем.

В этом случае можно попробовать отправить письмо через день или два. Если сбой временный, то он должен будет к этому времени быть устранён.

2.3. Ошибка аутентификации

Ваш адресат может включить функцию аутентификации «вызов-ответ» для фильтрации подозрительных электронных писем и спама.

В таком случае фильтр автоматически запрашивает аутентификацию, обычно в форме какого-либо действия, которое отправитель должен правильно совершить в течение заданного периода времени. Если он этого не сделает, письмо не дойдёт.

Чтобы обойти это препятствие, целесообразно применять методы электронного маркетинга на основе разрешений и двухэтапной подписки, когда клиент должен дать своё согласие получать ваши рассылки.

Кроме того, всегда проверяйте все ваши электронные письма на предмет спама перед их отправкой. Это поможет вам выявить слова и фразы, активирующие спам-фильтр. Подробнее об этом ниже.

2.4. Почтовый автоответчик

Электронные письма, отправленный с помощью почтового автоответчика говорят о том, что ваш клиент временно недоступен. Эти уведомления полезны, если вы пытаетесь донести до своих адресатов срочную информацию, поскольку они предупреждают вас о том, что ваш клиент увидит ваше электронное письмо позже.

Вы можете отправить своё электронное письмо клиенту, используя ролевой адрес, используемый кем-то другим, с включённым автоответчиком.

Как понизить количество возвратов

Возвраты электронных писем могут оказаться проблемой, если они препятствуют вашему электронному маркетингу. Вот несколько советов, которые могут помочь снизить их число.

1. Применяйте двухэтапную подписку

Использование двойных подписок способно снизить количество отклонённых писем. После согласия получать рассылку ваши клиенты должны подтвердить свои адреса электронной почты, нажав на ссылку для подтверждения, отправленную на их почтовый ящик. Это гарантирует, что полученные вам адреса являются легитимными и позволит им беспрепятственно получать ваши электронные письма                                    

2. Периодически чистите список адресов

Чистка списка адресов представляет собой важнейший шаг к снижению количества возвратов электронных писем. Регулярное удаление недействительных или неактивных адресов электронной почты гарантирует, что ваши электронные письма будут отправляться только активным и лояльным подписчикам, заинтересованным в вашем контенте.

Кроме того, целесообразно следить и за другими показателями, связанными с электронной почтой, такими как статистика открытий писем и рейтинг кликов, чтобы выявлять неактивных подписчиков.

3. Совершайте рассылки систематически

Систематическая рассылка электронных писем снижает количество их возвратов. Если вы будете постоянно взаимодействовать с клиентами, они с большей вероятностью запомнят вас и будут открывать ваши письма. Если же новые подписчики не получат от вас вестей в течение нескольких месяцев, они, скорее всего, забудут о вас и потом пометят ваши письма как спам.

4. Верифицируйте свой почтовый домен

По данным сервиса Litmus, лишь 40% компаний верифицируют свой почтовый домен. Однако это может затруднить доставку электронной почты. DMARC, SPF и DKIM — вот три способа аутентификации вашего домена.

С верифицированным доменом у вас будет меньше как мягких, так и жёстких возвратов электронных писем. Кроме того, доставка писем улучшится, и ваши подписчики не будут получать предупреждения о безопасности при их открытии.

5. Не используйте лексику спамеров

Возможно, вы сами того не осознавая употребляете язык спамеров. Если вы будете избегать подобной лексики в ваших электронных письмах, это снизит количество их возвратов. Всё потому, что спам-фильтры выявляют и блокируют электронные письма, в которых используются определённые слова, фразы и изображения, ассоциирующиеся со спамом. В частности, избегайте таких фраз, как:

• «РАСПРОДАЖА!!!!»
• «Скидка X%»
• «Хотите заработать?»
• «Бесплатное предложение»

Кроме того, не злоупотребляйте смайликами в теме письма, так как это тоже может быть расценено в качестве спама, и не используйте чрезмерное количество знаков доллара.

6. Структурируйте ваш список адресов

С помощью структурированного списка адресов для рассылки вы можете сделать так, что ваши письма будут получать только лояльные клиенты. Кроме того, вы даже можете познакомиться с этими клиентами поближе и отправлять им персонализированные электронные письма, если они проявляют к ним особый интерес.

Структурируйте список в зависимости от местоположения, пола и предпочтений ваших клиентов, а затем отправляйте им электронные письма с интересным для них контентом.

7. Отслеживайте статистику доставляемости

Не полагайтесь на старый опыт. Клиенты могут быстро потерять к вам интерес и перестать открывать ваши письма, уже помеченные как спам, что ухудшит показатели их доставляемости.

Постоянно проводите A/B тестирование ваших рассылок, чтобы выяснить, какой контент находит отклик у ваших клиентов. Кроме того, следите за статистикой возвратов и доставляемости. Это может помочь вам выявить проблемы на ранней стадии.

8. Используйте центр предпочтений

Центр предпочтений может помочь вам более эффективно взаимодействовать со своими подписчиками. Благодаря ему вы сможете предоставить своим клиентам выбирать предпочтительные электронные письма. При этом центр предпочтений предоставит точную информацию о выборе ваших клиентов.

Базовый центр предпочтений позволит вашим клиентам обновлять свои адреса электронной почты, указывать, как часто они хотят получать от вас электронные письма, и отказываться от ваших рассылок. Вы можете также включить такую функцию, как предоставление информации о предпочтениях со стороны того или иного пользователя. Ссылку на центр предпочтений можно поместить в нижний колонтитул электронного письма.

Заключение

Как мягкий, так и жёсткий возврат электронных писем может оказаться серьёзной проблемой, если не знать, как с ними бороться. Игнорируя статистику возвратов, вы можете испортить свою репутацию. Да и сама доставляемость ваших писем может ухудшиться.

Однако вы можете преодолеть эту проблему путём периодической чистки списка адресов для рассылки, систематической оправки электронных писем, верификации своего почтового домена и использования платформы электронного маркетинга, например, Mailmunch, для обеспечения доставки вашей корреспонденции.