Владение Excel является обязательным требованием для большинства бизнес-вакансий. И неслучайно: это приложение представляет собой мощный инструмент для работы с большими объёмами данных. Оно позволяет структурировать данные по простому принципу и как правило автоматически. Так что теперь навряд ли кто-нибудь снова захочет делать это вручную. Простота Excel заключается в том, что вам лишь нужно ввести ту или иную формулу, и готово: всё, что вам пришлось бы делать вручную, будет сделано автоматически. Нужно отобразить данные в виде диаграмм? Произвести простые математические операции? Объединить данные? Excel может сделать это за вас!
Для любой задачи, требующей кропотливого ручного труда, в Excel наверняка найдётся формула.
Независимо от того, идёт ли речь о повседневной работе, школьном проекте или использовании в личных целях, освоение Excel представляет собой один из нужных навыков, позволяющих работать более эффективно и избежать ручного труда.
Поэтому стоит ознакомиться с 10 полезными практическими советами по работе с электронными таблицами Excel.
Настраиваемая сортировка и фильтрация
Настраиваемая сортировка может оказаться полезной для фильтрации и сортировки текущей таблицы на основе нескольких столбцов. Так, её можно отсортировать сначала по имени, затем по фамилии, а затем по дате рождения. Для этого выберите нужный лист Excel. На вкладке «Главная» в правом верхнем углу нажмите на кнопку «Сортировка и фильтр» и выберите настраиваемую сортировку.
Откроется новое диалоговое окно. Выберите первый столбец для сортировки, а также нужные значения и порядок.
Нажмите «Добавить уровень», чтобы добавить дополнительные уровни сортировки. Для завершения нажмите «ОК», и сортировка будет применена.
Транспонирование текста
Транспонирование текста можно использовать, когда вы хотите преобразовать содержимое строковых ячеек в столбцы (или наоборот). Вместо копирования и вставки отдельных строк или столбцов для преобразования строковых данных строк в столбцы (или наоборот) можно использовать функцию транспонирования.Для этого выберите столбец, который вы хотите перевести в строчный формат и скопируйте его (CTRL+ C).
Выберите строку, в которую вы хотите вставить данные. Щёлкните правой кнопкой мыши на первой ячейке и выберите «Специальная вставка». Появится новое диалоговое окно, внизу которого нужно выбрать опцию транспонирования. Нажмите «ОК», чтобы увидеть результат. Для перевода данных из строк в столбцы применяется тот же порядок действий.
Условное форматирование
Условное форматирование можно использовать для выделения любой важной информации в электронной таблице. Так, если вы ведёте ведомость ежемесячных расходов и хотите видеть момент превышения установленного в бюджете лимита, то можете отформатировать ячейку так, чтобы она меняла свой цвет, когда значение в ней близко к этому лимиту или превысило его.
Выберите ячейки, которые вы хотите подвергнуть условному форматированию. На вкладке «Главная» выберите пункт «Условное форматирование», а затем «Создать правило».
В диалоговом окне выберите «Форматировать только ячейки, которые содержат». В области редактирования описания правила выберите «Значение ячейки» — «больше» и вставьте ячейку с заложенным в бюджет значением. После этого нажмите «ОК», чтобы применить форматирование.
Текст по столбцам
Функцию «Текст по столбцам» можно использовать, когда вы хотите разделить информацию в одной ячейке на две — например, когда вам нужно разделить полное имя человека на имя и фамилию.
Сначала выделите столбец, который вы хотите разделить. На вкладке «Данные» верхней панели навигации выберите «Текст по столбцам». Появится диалоговое окно.
Чтобы разделить имя и фамилию, вам нужно будет выбрать опцию «С разделителями», которая позволяет разделять информацию на основе символов. Нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему окну.
Теперь выберите опцию «Пробел» и нажмите кнопку «Далее». Затем используйте формат по умолчанию и нажмите «Готово».
Примечание: вам следует выделить несколько пустых столбцов рядом с выбранным в зависимости от объёма информации, которую вы хотите разделить на отдельные ячейки.
Создание раскрывающихся списков
Раскрывающиеся списки можно создавать для ускорения своей работы и повышения её эффективности. Добавьте такой список, чтобы из него можно было выбирать значения вместо их ввода.
В нужном столбце введите значения, которые будут отображаться в качестве пунктов списка. После этого укажите диапазон ячеек, в которых вы хотите видеть такой список. На вкладке «Данные» выберите пункт «Проверка данных».
На вкладке «Параметры» перейдите в меню «Тип данных» и выберите пункт «Список». В меню «Источник» укажите диапазоны ячеек, содержащие пункты для списка. Нажмите «ОК».
Изменение регистра текста
Представленные ниже простые и удобные в использовании функции позволяют преобразовывать тексты для различных ситуаций. Используйте функцию «ПРОПИСН», чтобы все символы в ячейке стали заглавными. Или же используйте функцию «СТРОЧН», чтобы они стали строчными. Используйте функцию «ПРОПНАЧ», чтобы заглавной буквой стал только первый символ каждого слова в ячейке.
Чтобы применить эти формулы ко всем ячейкам столбца или строки, просто перетащите выделенную ячейку из нижнего правого угла во все нужные ячейки.
Функция «СЧЁТЕСЛИ»
Эту функцию можно использовать для подсчёта количества ячеек, соответствующих определенным критериям.
Так, чтобы подсчитать количество сотрудников, чьи дни рождения приходятся на сентябрь, используйте функцию «СЧЁТЕСЛИ» следующим образом: =СЧЁТЕСЛИ(“выбранный диапазон ячеек, в котором отображается месяц рождения”, “содержащих слово ‘сентябрь’”).
Функция «ЕСЛИ»
Функция «ЕСЛИ» пригодится, когда вам нужно будет провести какое-нибудь сравнение или выполнить определённое действие в зависимости от истинности того или иного параметра. Функция работает следующим образом: если значение истинное, выполнить X, если нет, выполнить Y.
Так, если вы хотите разбить одну группу на две по возрасту (Группа A — возраст 1–25 лет, группа B — возраст 26–50 лет), можно использовать рассматриваемую функцию следующим образом: =ЕСЛИ(“выбранный диапазон ячеек”<26, “Группа A” (отнести к группе A), “Группа B” (отнести к группе B).
Объединение текста из ячеек
Следующую функцию можно использовать для объединения содержимого выбранных ячеек. Так, если у вас есть набор данных, в котором имя и фамилия указаны отдельно в двух столбцах, но вы хотите, чтобы они оказались в одном, используйте функцию «СЦЕПИТЬ» следующим образом: =СЦЕПИТЬ(“выберите диапазон ячеек c именами”, “выберите диапазон ячеек с фамилиями”).
Функция «ВПР»
Функция «ВПР» отлично подойдёт для случаев, когда у вас имеется большой объем данных в таблице, и вы хотите добавить в неё информацию из другого места вашей электронной таблицы. Вместо того чтобы копировать и вставлять данные вручную, используйте эту автоматическую функцию.
Так, предположим, у вас есть два листа, и на первом присутствует критерий, согласно которому вам присваивается номер 9 если ваш день рождения приходится на сентябрь. На втором же листе у вас таблица со списком сотрудников и их днями рождения. Чтобы присвоить номера с первого листа на второй, используйте функцию «ВПР» следующим образом: =ВПР(“выберите диапазон ячеек с месяцами рождения сотрудников на втором листе”, “выберите диапазон ячеек с месяцами рождения на первом листе с искомым значением”, “выберите столбец с числовым значением для дней рождения”, ЛОЖЬ (для точного совпадения, или же ИСТИНА для приблизительного совпадения).
Надеемся, что этот материал оказался для вас полезным. Добавьте его в закладки, чтобы он всегда был под рукой, и не стесняйтесь делиться любыми другими полезными советами по Excel.
