Совет эксперта: избегайте использования нескольких репозиториев контактов одновременно Если вы выбрали в качестве основного репозитория контактов, не добавляйте аналогичные инструменты, такие как Google Контакты или iCloud Это лишь добавит (возможно, ненужного) уровня сложности вашей стратегии управления контактами

Как добавить контакты в

Есть разные способы добавления контактов в В этом разделе мы сосредоточимся на отдельных контактах Мы сделали отдельный раздел о том, как импортировать или синхронизировать целые списки контактов

Вы можете создавать отдельные контакты в , вручную вводя чью-то информацию Для этого вам нужно щелкнуть значок «Люди» в своем приложении или на сайте:

И выберите Новые контакты> Новый контакт

Если человек связывается с вами по электронной почте, и вы хотите сохранить его личную контактную информацию, вы можете сделать это прямо из своего почтового ящика

Щелкните имя получателя и перейдите на вкладку Контакт> Добавить в контакты В некоторых случаях вы увидите, что добавить их профиль в LinkedIn также можно

Совет эксперта: с таким количеством доступных полей контактов может быть сложно определить, какая информация является ключевой Согласуйте ввод своих контактных данных с остальной стратегией управления данными Последовательность – ваш лучший союзник!

Варианты организации ваших контактов

По мере того как ваша база данных контактов начнет расти, вы заметите, что в вашей адресной книге есть разные типы контактов Должны ли провайдеры, клиенты и другие коллеги быть вместе? Как все это организовать? предлагает ряд ресурсов, которые могут различаться в зависимости от типа учетной записи или версии Office365, которую вы используете Но в большинстве случаев вы увидите возможность создавать списки контактов, группы контактов и категории

Списки контактов в

В список контактов позволяет отправлять электронные письма группе людей одновременно Списки контактов также могут называться списками рассылки Важно отметить, что адреса электронной почты в списке контактов не связаны с вашими сохраненными контактами

Чтобы создать новый список, перейдите на «Люди» или нажмите значок «Люди» Перейдите в верхнее левое меню и нажмите Новый контакт> Новый список контактов

Вы можете добавить в список столько контактов, сколько хотите, но помните, что не является приложением для электронного маркетинга Для массовых кампаний по электронной почте вы можете

Дайте своему списку название, которое вы легко запомните Когда вы пишете электронное письмо, вы можете просто ввести имя списка в поле «Кому:» письма, чтобы добавить весь этот список

Группы контактов в

Группы в – отличный способ сотрудничать с вашей командой Вы сможете делиться беседами, файлами и календарем с другими членами этой группы

Чтобы создать группу контактов, перейдите на домашнюю Вы увидите «Новая группа» в меню слева Вы также можете перейти на «Люди» и щелкнуть «Новый контакт»> «Новая группа» в верхнем левом меню

После того, как вы дадите название своей группе и добавите членов вашей команды, адрес электронной почты будет автоматически сгенерирован Каждый член группы сможет видеть электронные письма, связанные с этим адресом

Только участники или доверенные отправители могут отправлять электронные письма группе Чтобы разрешить лицам, не являющимся участниками, отправлять электронные письма группе, вы можете добавить их в список надежных отправителей, который вы увидите под адресом электронной почты группы

Папки контактов

В адресная книга – это папка по умолчанию Это то место, куда будет обращать внимание, когда вы создаете электронное письмо или когда хотите отправить приглашение на собрание Если вы используете мобильное приложение , это также папка, которую вы видите на своем смартфоне

В папке вы можете хранить сообщения электронной почты, календари, контакты и задачи Чтобы создать его, перейдите на домашнюю Вы увидите «Новая папка…» в левом или верхнем меню (в зависимости от вашей версии Office365)

Папки в основном используются, когда вам нужно поделиться списком контактов с коллегой

Совет эксперта: когда дело доходит до контактов, лучше не усложнять Придерживайтесь одной простой папки Особенно, если вы планируете синхронизировать свои контактные данные с другими системами, сделать это намного сложнее, если ваши контакты распределены по папкам

Категории

В вы можете классифицировать задачи, электронные письма, календари и контакты Вы можете присвоить каждой категории свой цвет и название

Ваши контакты могут входить в разные категории В этом случае категории работают как ярлыки или то, что в большинстве CRM называется тегом

Ограничение категорий в заключается в том, что вы не сможете увидеть их в адресной книге смартфона или в приложении Mobile Они работают только на вашем рабочем столе

Для своей премиум-учетной записи перейдите в меню «Просмотр»> «Категории», чтобы создавать их и управлять ими

Управление дубликатами в

В невозможно объединить повторяющиеся контакты Однако у вас есть возможность обнаружить контакты, которые могут дублироваться, и связать их вручную

Вы можете сделать это, выбрав «Управление» > «Связать повторяющиеся контакты»

Если позже вы решите отключить их, перейдите на панель инструментов адресной книги, щелкните Связанные контакты, а затем выберите Отключить

Это не лучший способ и поддерживать точность вашей базы данных Ознакомьтесь с бесплатными услугами, чтобы избежать дублирования, выбрав решение для синхронизации, подобное приведенному ниже

Как перенести контакты

Рядом с вы, вероятно, используете несколько других приложений, которые хранят контакты, например инструменты электронного маркетинга, CRM, приложение поддержки и тд Вот почему в какой-то момент вам может потребоваться доступность ваших контактов в другом приложении или вам нужно будет вручную добавить контакты из других приложений в Для таких случаев есть несколько вариантов:

Импорт и экспорт контактов

В функциях параметры импорта и экспорта контактов очень просты в использовании Если вы используете настольную версию , посетите «Люди» Там вы найдете оба варианта в разделе «Управление»

Если вы выбрали экспорт контактов, вам нужно будет выбрать типы контактов, которые вы хотите экспортировать Опция все контакты относится к вашей адресной книге Результатом экспорта будет файл CSV, который затем можно будет импортировать в другое приложение

Для импорта контактов требует, чтобы вы загрузили CSV-файлы в (пусть вас не пугает имя, это всего пара щелчков мышью) Используя этот формат, вам не нужно беспокоиться о том, что перезапишет какие-либо из ваших существующих контактов

Совет эксперта: импорт и экспорт файлов CSV – не Этот тип ручного процесса часто приводит к устаревшей контактной информации, ошибкам в данных и ненужным рискам безопасности

Синхронизация контактов для

Поскольку импорт и экспорт файлов CSV не идеален, существуют обходные пути, позволяющие напрямую переносить контактные данные из в другое приложение и наоборот Некоторые бизнес-приложения предлагают встроенную интеграцию с

Другое решение – использовать Когда дело доходит до , два больших имени – это и

– это инструмент на основе триггера Каждый раз, когда в создается новый контакт, он автоматически «проталкивается» в другой инструмент Важно отметить, что не работает с историческими данными, он будет добавлять только те контакты, которые вы добавляете после настройки «zap»

, с другой стороны, постоянно проверяет все ваши адресные книги (включая исторические данные) на наличие новой или обновленной информации в обоих приложениях Вы можете (последний вариант обеспечивает полную синхронизацию и вашего другого приложения):

Мобильное приложение

Мобильное приложение – это очень удобный способ доступа ко всем вашим учетным записям электронной почты (включая учетные записи Gmail), календарям и контактам со смартфона

Совет эксперта: перед синхронизацией телефонных контактов с проверьте свои настройки и определите, какие другие приложения (например, Gmail, Yahoo или iCloud) также синхронизируют контакты Отключите те, которые могут пересекаться с вашими контактами

Источник записи: https://bloghubspotcom

• статьи о wordpress, web