Что такое ЭДО

К электронным документам относятся бухгалтерские, налоговые, кадровые и другие документы компании. Подписать их можно с помощью электронной цифровой подписи. Только после этого документ приобретает юридическую силу.

Для использования ЭДО внутри компании требуется специализированное программное обеспечение или учетная запись в веб-сервисе, а также налаженная сеть, к которой подключаются компьютеры всех сотрудников фирмы. Чтобы ЭДО работал со сторонними компаниями, дополнительно задействуется оператор, который контролирует передачу файлов и отчетности, их форму.

Благодаря ЭДО организации чаще всего обмениваются следующими документами:

• счета-фактуры и УПД;
• акты и ТОРГ-12;
• договоры;
• первичные документы.

ЭДО гарантирует доставку корреспонденции адресату, а также соблюдение требований срочности и конфиденциальности.

Кому нужны электронные документы

На сегодняшний день ЭДО ведут немногие российские предприниматели несмотря на то, что это современное и достаточно удобное решение. Если фирма за год заключает всего пару договоров, ей действительно может быть нетрудно оформлять и отправлять бумажные документы. Но в некоторых ситуациях ЭДО не просто полезен, а чрезвычайно важен.

• Крупный бизнес. Документооборот таких организаций может превышать несколько сотен документов в месяц. При этом скорость передачи корреспонденции напрямую влияет на сроки реализации сделок. В год издержки на бумажный документооборот порой достигают нескольких сотен тысяч рублей. Не исключены риски, связанные со штрафами, ошибками и потерями корреспонденции. ЭДО позволяет минимизировать расходы и неприятности, связанные с документами для клиентов, партнеров и госорганов.
• Малый и средний бизнес. Благодаря ЭДО фирмы и интернет-магазины имеют возможность получать оплату услуг или товаров без задержек, прямо в день получения документов. К тому же, редкие контракты на данном этапе ведения бизнеса не означают, что компания не будет расти. Любой крупный партнер может потребовать подключиться к ЭДО.
• Работа с маркированными товарами. Приемка товаров с маркировкой предполагает ведение электронного документооборота. Однако напрямую подключаться к ЭДО необязательно. Существуют специализированные товароучетные сервисы или онлайн-кассы, уже интегрированные с ЭДО. Они удобнее, дешевле и помогают работать с маркировками товаров, не нарушая закон.

C 2021 года юридические лица обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность только в электронном виде. Отдельные виды налоговой отчетности также сдаются исключительно с помощью ЭДО.

Основные понятия электронного документооборота

При работе с электронным документооборотом важно хорошо ориентироваться в ключевых понятиях и сокращениях, на которых базируется ЭДО. Далее в статье разберем основные из них.

Электронная документация (ЭД) – это любой документ или информация, передача которой осуществляется в электронном виде. Чтение и обработка ЭД может осуществляться как человеком, так и машиной (программой) за счет автоматизации.

Квалифицированная электронная подпись (сокращенно – КЭП или УКЭП – усиленная КЭП) – персональная электронная метка, которая принадлежит конкретному человеку и является уникальной. Наложение такой метки на электронный документ наделяет его юридической силой и защищает от подделки.

Удостоверяющий центр – организация, в т. ч. аккредитованная, (ФНС или другая), имеющая право выдавать сертификаты на электронную подпись.

Участники ЭДО – предприятия и организации, обменивающиеся друг с другом электронными документами.

Оператор ЭДО – организация, предоставляющая другим компаниям услуги ведения электронного документооборота и имеющая для этого необходимые правовые и технические возможности.

Госорганы – государственные ведомства, полномочные выдавать аккредитации и контролировать деятельность операторов ЭДО.

Контрагент – юридическое или физическое лицо, или государственное учреждение, с которой компания поддерживает гражданско-правовые, финансовые или торговые отношения.

ЭП – электронная подпись.

ЭЦП – электронная цифровая подпись.

СЭД – система электронного документооборота.

ПО – программное обеспечение (программа).

УПД – универсальный передаточный документ.

Функции электронного документооборота

Переход на ЭДО для компании – не только возможность быстро обмениваться документацией. Электронный документооборот также выполняет целый ряд других функций.

• Сокращение расходов на доступ к данным, создание, обработку, пересылку, хранение документов любых форматов. Экономия финансовых средств при переходе на ЭДО может достигать 80% от прежних затрат.
• Оптимизация бизнес-процессов:
  • создание документов по шаблонам из системы;
  • работа с вложениями и сложными документами;
  • регистрация и контроль исполнения;
  • работа со справочниками и их создание;
  • импорт документов из внутренней системы (базы) предприятия и Интернета;
  • формирование документов на основе отсканированного и распознанного с помощью спец. программы материала.
• Экономия времени за счет отсутствия ряда промежуточных действий с документами, которые необходимы при ведении бумажного документооборота, в частности благодаря мгновенной доставке корреспонденции и отчетности адресатам.
• Контроль движения документации:
  • настройка маршрутов для пересылки корреспонденции;
  • отслеживание электронной и бумажной документации, сохранение истории, формирование отчетов.
• Безопасность:
  • обеспечение конфиденциальности за счет того, что информация и любые данные передаются по защищенным каналам;
  • проверка действительности ЭП обеих сторон при подписании документов.
• Работа в рамках действующего законодательства и упрощение взаимодействия с контролирующими органами:
  • уведомление ФНС о присоединении к обмену;
  • мониторинг регламентов и форматов документов, что позволяет работать, строго соблюдая законодательство РФ.
• Удобство для клиентов:
  • быстрое решение любых вопросов;
  • возможность получить счет и оплатить заказ почти сразу после его оформления. При этом поставщик сможет начать отгрузку или выполнение работ сразу, как только получит оплату.

Схема работы системы ЭДО

Независимо от того, чем занимается компания и какого она масштаба, система электронного документооборота работает одинаково.

1. Заключение договора с оператором ЭДО, установка ПО, настройка системы и учетной записи.
2. Создание или загрузка в систему документа.
3. Заверение документа электронной подписью.
4. Отправка контрагенту.
5. Мгновенное получение документа контрагентом в личном кабинете ЭДО. Если контрагент еще не использует ЭДО, то он получит приглашение зарегистрироваться, которое придет на электронную почту (email).
6. Согласование и подписание документа контрагентом с использованием ЭЦП. Если контрагент не согласен с документом, на данном этапе он имеет возможность отклонить его.
7. Получение уведомления о подписании документа в момент заверения ЭЦП и о его доставке.
8. При необходимости исправление документа с учетом замечаний контрагента и отправка корректировки для согласования и подписания.

В системе ЭДО каждой компании сохраняется экземпляр документа с электронными подписями обеих сторон.

Система ЭДО позволяет аннулировать подписанный документ, если после отправки в нем была обнаружена ошибка.

Виды электронного документооборота

Электронный оборот документов можно разделить на три вида:

• Внутренний ЭДО. Включает документы, которые подписаны ЦП и действуют исключительно внутри организации. К ним относятся заявления, приказы, служебные и объяснительные записки, инструкции, выписки, справки, внутренние нормативные акты и т. д. В данном случае ЭДО практически не регулируется на законодательном уровне, поэтому каждая фирма может применять свои правила. Система позволяет организовать быстрый обмен информацией, что особенно удобно, если компания имеет несколько рассредоточенных подразделений, офисов или филиалов.
• Внешний ЭДО. Это документооборот между предприятием и контрагентами. В этом случае в обмене участвуют договоры оказания услуг, поставок, инвойсы, акты выполненных работ, счета-фактуры. Создавать такие документы нужно обычно по универсальным шаблонам, а их движение реализуется по отлаженным схемам.

Для реализации внешнего ЭДО необходимо, чтобы обе сотрудничающие компании использовали одну и ту же систему. Если операторы разные, необходимо подключить роуминг.

• ЭДО с государственными органами. Предполагает обмен электронными документами и данными между фирмой и госструктурами. К государственным органам относится налоговая инспекция, фонд социального страхования (ФСС), пенсионный фонд (ПФР). Для реализации ЭДО предусмотрены сервисы и программы, которые позволяют генерировать и быстро заполнять специальные формы документов и отчеты.

Список документов для обмена по ЭДО

В систему электронного документооборота можно ввести любой документ, применение которого прямо не запрещено законодательством РФ.

Обмениваться по ЭДО можно следующими бумагами:

• счет-фактура (СФ), в т. ч. корректировочный, исправленный;
• УПД, в т. ч. исправленный;
• УКД, в т. ч. исправленный;
• акты (сверки взаиморасчетов, приемки-сдачи выполненных работ или оказанных услуг);
• ТОРГ-2 (основание для претензий поставщику);
• ТОРГ-12 (товарная накладная);
• ТОРГ-13 (внутренняя накладная);
• ТОРГ-14 (расходно-приходная накладная);
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• договор;
• юридически значимые письма;
• доверенности;
• уведомления;
• прайс-листы;
• технические документы;
• первичные документы;
• транспортные документы;
• трудовые книжки;
• больничные листы;
• кадровые документы:
  • договор – трудовой, ученический, о материальной ответственности;
  • заявление об увольнении;
  • приказ о переводе;
  • приказ об увольнении, журнал инструктажей, акт о несчастном случае на производстве (требуют оформления бумажных копий);

На электронные документы для ЭДО распространяются требования, которые можно разделить на три вида:

• общие требования – аналогичны требованиям к бумажным документам, касаются их содержания и формы;
• требования для конкретного вида ЭД – предусматривают требования к электронной подписи, соблюдение которых наделяет документ юридической силой;
• особые требования – касаются индивидуально отдельных электронных документов, о чем в законе не упоминается, но зачастую прописывается в нормативных актах.

Преимущества и недостатки ЭДО

Ведение электронного документооборота имеет определенные положительные и отрицательные стороны для предприятия.

Как перейти на электронный документооборот

Чтобы внедрить на предприятии систему электронного документооборота, необходимо:

1. Проанализировать бизнес-процессы. Отобрать наиболее затратные и трудоемкие процессы делопроизводства, которые выгодно и целесообразно перевести в электронный вид.
2. Купить электронную подпись. Собственную ЭП должен иметь каждый сотрудник, от имени которого будут подписаны документы компании.
3. Заключить договор с оператором ЭДО. Выбрать техническое решение для обмена информацией внутри компании и с клиентами, при необходимости установить и настроить программу под потребности бизнеса.
4. Внести изменения в правила документооборота. Разработать и утвердить порядок ЭДО, проработать управление им, назначить ответственных, разработать правила создания, хранения, получения электронных документов, создать единый электронный архив.
5. Подключить контрагентов. Ведение электронного документооборота с другими компаниями может быть реализовано, только если они тоже присоединятся к системе.
6. Оценить результаты. После внедрения ЭДО важно проверить и проанализировать изменения в затратах денег и времени, нагрузке на работников, лояльности клиентов. Если какие-то результаты не такие хорошие, как хотелось бы, стоит определить причину и внести корректировки в работу системы.

Способы работы и хранения документов

Организовать работу с электронным документооборотом можно двумя способами:

• веб-версия (сайт) сервиса;
• локальное ПО.

Работать с сайтом сервиса ЭДО можно с любого устройства, которое имеет доступ к Интернету. Это оптимальное решение для фирм с небольшим документооборотом и для ситуаций, когда не планируется интегрировать сервис с бухгалтерским ПО.

Для хранения электронной документации можно использовать:

• облачные сервисы;
• память компьютера;
• различные физические носители;
• электронный архив.

Независимо от способа хранения ЭД, длительность хранения такая же, как и для бумажных документов, например:

• первичные учетные документы, договоры оказания услуг, регистры бухучета – 5 лет;
• налоговые документы – 4 года;
• документы по кадровому составу – до 75 лет.

Обмен документами между операторами ЭДО

Если раньше было трудно реализовать обмен документами между компаниями, работающими с разными системами ЭДО, то на сегодняшний день эта проблема решена с помощью услуги «Роуминг». Ее принцип такой же, как у операторов мобильной связи, однако функция требует настройки.

Подключить роуминг обеим фирмам-партнерам можно двумя способами:

1. Автоматически. Компания заполняет необходимые поля на сайте своего сервиса или в программе и отправляет приглашение контрагенту, который в ответ также должен указать свои данные и отправить взаимное приглашение. Статус, подтверждающий присоединение, говорит о том, что можно начитать обмен документами.
2. По запросу. Применяется в тех случаях, когда автоматическое соединение между разными системами недоступно. Для этого нужно оставить заявку оператору любым удобным способом, после чего он запросит у контрагента согласие на обмен информацией и поможет подключить услугу.

Как выбрать оператора ЭДО

С полным списком зарегистрированных операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС РФ. Однако важно подключиться не к первому попавшемуся оператору, а сделать правильный выбор, отдав предпочтение тому, который лучше всего подойдет вашей компании и сможет обеспечить полноценный сервис. Далее в статье рассмотрим основные параметры и критерии, по которым стоит выбирать оператора ЭДО.

• Возможности. Функциональность системы должна покрывать все базовые и максимум желаемых потребностей компании в организации ЭДО, например, отправка и получение документов, применение КЭП, архив, офлайн-доступ, уведомление о получении документов от клиентов и т. д.
• Безопасность. Чем лучше проработаны вопросы безопасности информации клиентов, тем лучше. Лучше отдавать предпочтение операторам, которые регулярно проводят аудит безопасности системы и предусматривают защиту доступа к сервису с помощью КЭП.
• Тарифы. Стоимость операций или лицензии на готовое решение отличается у разных операторов в зависимости от выбранного функционала. Обычно платным является только доступ к сервису и отправка документов. За получение документов, как правило, не нужно платить.
• Интеграция. Если компания использует специализированные программы бухгалтерии, складской логистики, кадрового делопроизводства, систему маркировки «Честный знак», важно, чтобы оператор предоставлял возможность интеграции с каждой из них.
• Системы ЭДО основных контрагентов. В рамках одного оператора осуществлять обмен документацией быстрее и проще, поэтому специалисты рекомендовали выбирать ту же систему, с которой работает большая часть контрагентов.
• Условия роуминга. Некоторые системы ЭДО устанавливают более высокие тарифы на работу в роуминге, а у отдельных из них может вовсе не быть такой услуги. Поэтому стоит уточнить данные условия заранее.
• Удобство интерфейса. То, насколько удобно работать с системой, имеет большое значение. Чем проще и понятнее интерфейс, тем меньше времени будут тратить сотрудники на работу с документами.
• Техподдержка. Оперативность решения возникающих проблем и наличие круглосуточной техподдержки будет весомым аргументом в пользу оператора.

Также стоит обратить внимание на наличие у оператора ЭДО соглашения об уровне качества (SLA), а также его опыт на рынке в данном сегменте услуг. Не помешает получить отзывы у контрагентов о тех операторах, которыми они пользуются.

Виды электронных подписей

Электронная подпись нужна для заверения электронной документации.

Подпись бывает трех видов:

• квалифицированная (КЭП) – электронная подпись для заверения первичной документации, сдачи отчетности в государственные органы, участия в торгах и госзакупках;
• неквалифицированная (НЭП) – электронная подпись для документооборота внутри компании и заверения документов для иностранных контрагентов;
• простая (ПЭП) – электронная подпись может иметь вид кода при авторизации или подтверждении операции, связки «логин-пароль» в личном кабинете и т. д.

Разницу между данными видами ЭП представим далее в статье в виде таблицы.

Мифы об электронном документообороте

По мере того, как ЭДО набирает популярность в России, увеличивается и количество мифов, которые быстро распространяются. Рассмотрим подробнее самые интересные из них.

Миф 1. Электронный документ нельзя отправлять в государственные инстанции.

Это неправда. Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «От электронной подписи» от 06.04.2011 г., электронные документы, которые подписаны ЭП, приравниваются к бумажным документам, являются юридически значимыми и могут использоваться в государственных органах и судах.

Миф 2. Мелкому бизнесу не нужен ЭДО.

Это так только в том случае, если фирма не планирует развиваться. Если предполагается рост и расширение компании, электронный документооборот все равно потребуется, и проще всего перейти на него, когда организация еще маленькая.

Миф 3. Нельзя подписывать документы ЭП, выданной разными УЦ.

Единственное требование к электронной подписи – она должна быть выдана аккредитованным удостоверяющим центром. Какой именно центр выдал ЭП компании или контрагенту, значения не имеет.

Миф 4. ЭД легко украсть.

Системы ЭДО используют в своей работе защищенные протоколы. Получить доступ к ним можно только по сертификату КЭП или индивидуальному логину и паролю, которые хранятся в облачном хранилище в закодированном виде. Только пользователи системы имеют ключи сертификатов для доступа к ней. Соответственно, можно сделать вывод о высокой защищенности систем ЭДО.

Сервисы электронного документооборота

Приводим в статье список сервисов ЭДО, которые чаще всего используют российские предприниматели. В перечень входят как платные, так и бесплатные сервисы. Тарифы на использование платформ зависит от количества отправляемых документов и дополнительных платных опций.

• «Контур Диадок».
• «СБИС».
• «Калуга Астрал».
• «Такском».
• ELMA.
• Synerdocs.
• DocSpace.
• «Сбербанк E-invoicing».
• «ЭДО.Поток».
• «ЭДО СберБизнес».
• «Контур.Экстерн».
• СЭД «ДЕЛО».
• «Е1 ЕВФРАТ».
• «Инфотекс Траст».
• «Логика».

Сравним по основным параметрам самые крупные системы ЭДО.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Электронный документооборот на предприятии – это путь к ускорению, удешевлению и получению максимального контроля над процессами обмена документами как внутри самой организации, так и с контрагентами. Потребность в ЭДО ощущают на себе не только крупные компании, но и мелкий бизнес, который стремится к расширению и увеличению количества сделок. При этом переход на ЭДО не требует существенных затрат и внутренних ресурсов.