Что такое онлайн-касса

Кассы имеют следующие характеристики:

• Имеют заводской номер на корпусе, необходимую маркировку.
• Получают регистрационный номер при постановке на учет в ФНС.
• Работают со сменным фискальным накопителем (который подлежит замене). Его задача заключается в сохранении данных перед передачей их в контролирующие органы. Этот модуль может работать независимо от других функциональных частей, а без него ни один вид онлайн-касс не сможет пробивать товары и получать оплату по закону.
• Подключаются к интернету для передачи данных в ОФД по 3G, Wi-Fi или Ethernet.
• Подключаются к ОФД для передачи данных с фискального чека в налоговую.
• Имеют встроенные часы реального времени.
• Печатают номенклатуру товаров или услуг в фискальном чеке.
• Печатают бумажный или отправляю электронный чек по СМС или на электронную почту покупателя.

Эта техника обеспечивается обязательным шифрованием и защитой, чтобы не допустить несанкционированного доступа к информации. Вы можете использовать только новые кассы, которые соответствует требованиям 54-ФЗ о применении ККТ на территории РФ.

Как работает онлайн-касса

Давайте подробнее разберемся в принципах работы онлайн касс. Пошагово это выглядит так:

1. Новая касса регистрируется в ФНС России.
2. Подключается к интернету по Ethernet-кабелю, сети Wi-Fi или через SIM карту.
3. После открытия смены на точке онлайн-касса формирует отчет и направляет его оператору.
4. Все фискальные чеки пересылаются ОФД. После этого данные о расчетах с покупателями направляются в налоговую службу (по запросу) и систему маркировки «Честный ЗНАК».
5. Касса принимает от ОФД подтверждение о том, что чек принят. Если нет интернет-подключения или данные не дошли до оператора, онлайн-касса уведомляет об этом кассира и пытается отправить чек снова.
6. Если покупатель предоставил номер телефона или адрес электронной почты, кассир обязан отправить ему электронный чек — ссылкой в SMS или на e-mail.
7. После закрытия смены и окончания работы касса печатает отчет. В нем зафиксировано количество как полученных, так и непринятых ОФД чеков. Электронная копия отчета также отправляется оператору.

Теперь разберем процесс со стороны покупателя. Работа с кассой идет следующим образом:

1. покупатель передает кассиру карту или деньги;
2. оплачивает и забирает товар;
3. кассир вводит данные в ККТ;
4. формируется платежный документ;
5. обрабатывается информация и передается в ОФД;
6. оператор принимает фискальный чек и в ответ высылает сигнал о получении;
7. печатаются бумаги, подтверждающие факт приобретения товара на соответствующей точке;
8. при необходимости клиент может получить не бумажные документы любым удобным способом.

Кому нужна онлайн-касса

В феврале 2017 предпринимателей ждали новости — больше нельзя регистрировать старые кассы с ЭКЛЗ. Соответственно, нужно регистрировать или переходить на кассы нового образца. По сути, за исключением ряда категорий (о которых поговорим позже), с 1 июля 2021 года все предприниматели и компании обязаны применять онлайн-кассы при расчетах с клиентами.

Рассмотрим хронологию законодательных изменений требований к предпринимателям по отношению к онлайн-кассам и их регистрации:

• 31 марта 2017. Сервисы продажи крепкого алкоголя, у которых еще не было ККТ. Продавать слабоалкогольные напитки пока что можно без кассы нового образца.
• 1 июля 2017. ОСН и УСН, кроме услуг. Интернет-магазины, которые на сайте принимают оплату на карты и наличные деньги. Продавцы акцизных товаров. Подакцизные товары — это те, по производству и реализации которых возникает обязательство по акцизному налогу.
• Первого июля 2018. Интернет-магазины, которым клиент через сайт платит электронными деньгами, по квитанции в банке или на почте наложенным платежом. ЕНВД и ПСН с наемными сотрудниками в сфере общепита или розничной торговли. Вендинг с наемными сотрудниками.
• 1 июля 2019. ЕНВД (подпункты 1–5, 10–14 пункта 2 статьи 346.26 НК). Патент (подпункты 1–15, 18–28, 30–44, 49–58, 60–63 пункта 2 статьи 346.43 НК). Вендинг без сотрудников. Услуги населению, кроме общепита с наемными сотрудниками.
• 1 февраля 2021. ИП на патенте, ЕНВД и УСН обязаны указывать в чеке наименование товара или услуг и их количество.
• 6 августа 2021. Продавцы маркированных товаров (кроме шуб, ювелирных изделий и алкоголя) обязаны перейти на ФФД версии 1.2 и установить фискальные накопители нового образца — ФН-1.1М. Все остальные компании и предприниматели имеют право работать с ФФД версий 1.05 и 1.1. А ФН старого образца, приобретенный и установленный до 06.07.2021, можно использовать до конца срока его действия.
• 1 февраля 2022. Продавцы маркированных товаров, столкнувшиеся с техническими сложностями при переходе на ФФД 1.2 по независящим от них причинам. Отсрочка предоставлена владельцам онлайн-касс, не получивших обновления прошивки вовремя.

Виды онлайн-касс

Современные онлайн-кассы можно разделить на несколько категорий. В зависимости от назначения и конструктивного исполнения это:

1. Автономные (кнопочные). Аппарат с физическим кнопочным модулем удовлетворит потребности малого и микробизнеса, предприятия с небольшой проходимостью товаров. Автономный подойдет для небольшого ассортимента товаров с продажами и печатью чеков до 50 в день на торговую точку.
2. Мобильные (портативные). Умные кассы — вариант для продаж товаров вне торговой точки, например, при доставке. Часто их используют также для заведений общепита, где официант принимает оплату и заказы от клиентов, а затем передает их повару и бармену.
3. Смарт-терминалы. Функционирует по типу планшета, удобный контроль, и подходит практически всем организациям. Обычно программной базой выступает Android, поддерживается удобная загрузка различных приложений.
4. Касса с эквайрингом. Такое легкое и компактное устройство подходит для выездной продажи товаров, курьерской доставки, работы в логистике и т.д. Устройство подходит для работы с наличными и безналичными платежами, интеграции в интернет-магазин, используя интернет-эквайринг. Подключается касса магазина с эквайрингом к мобильной сети. Для работы онлайн-кассы со встроенным эквайрингом не нужен большой опыт.
5. Для интернет-магазинов. Разработчики ККТ выпустили модели специального оборудования с эквайрингом для интеграции фискального регистратора в движки интернет-магазинов и для взаимодействия с платежными агрегаторами, подтверждать оплату товара можно после формирования электронного чека.
6. Облачные. Облачная касса позволяет принимать платежи через сайт в соответствии закону 54-ФЗ, управляется ПК или ноутбуком. Само устройство находится удаленно на серверах в современно оборудованном дата-центре.
7. С поддержкой маркированных товаров. Если вы торгуете сигаретами или молоком, то без онлайн-кассы, которая поддерживает работу с системой маркировки "Честный знак", не обойтись. Всегда уточняйте у продавца, сможет ли предлагаемое им оборудование обрабатывать маркированную продукцию.
8. Для торговых автоматов. Одна онлайн-касса достаточна для всех продающих товары аппаратов (принадлежат одному юридическому лицу). Подключение облачной кассы по API может быть выполнено как к аппарату, так и через телеметрию.
9. POS-система. Подходит крупным компаниям и предназначена для стационарной эксплуатации. POS система включает в себя набор техники для укомплектования рабочего места кассира. Применяется такой вид оборудования для продаж в крупных и сетевых магазинах. Системы попроще можно использовать и в местах с небольшой проходимостью.
10. Ньюджеры. Автономный кассовый аппарат с кнопками и небольшим экраном, который работает от встроенного аккумулятора до 8 часов или от сети. Компактные размеры позволяют применять его как для стационарных продаж, так и для мобильной торговли.
11. Стационарные (фискальные регистраторы). Подойдет для продаж в обычной торговой точке, где происходит постоянный живой контакт продавца с покупателем. ПК актуален постоянным пользователям программы 1С или Контур для ЭДО, Маркет и другим. ФР подключается к компьютеру, терминалу с уже установленной программой и фискализирует чеки.

Как подобрать подходящую кассу

Выбор онлайн-кассы зависит от особенностей вашей деятельности, товара и условий торговли. Если работа ведется в одном месте, подойдет стационарная касса, работающая от сети. Разъездная торговля и деятельность курьерских служб требует приобретения мобильной онлайн-кассы, работающей от аккумулятора. Для продаж в интернет-магазинах потребуются специальные облачные эквайринг решения. Играет роль форма оплаты ― для работы с безналичными платежей нужен встроенный эквайринг.

На выбор контрольно-кассовой техники влияет масса нюансов:

• Вид онлайн-кассы — устройство может быть мобильным, стационарным или электронным (облачным). Ваш выбор будет зависеть от типа производимых расчетов при продаже, объемов, выручки, необходимой маркировкой.
• Производительность — скорость обработки платежей и выдачи чека, маркировки.
• Совместимость — возможность интеграции со сторонними программами или техникой, зависимость от маркировки.
• Характеристики печати — формат чека (узкий или широкий), скорость печати, ресурс термоголовки (сколько проработает чековый принтер).
• Интерфейсы — способы передачи данных отчетов в ОФД могут различаться: 3G, Wi-Fi или проводной.
• Интеграция с ПО — если продавцу требуется автоматизация и ведения товарного учета, подключение профильной программы, то важно, чтобы онлайн-касса уже поддерживала интеграцию с необходимым программным обеспечением. Розница часто использует кассовое программное обеспечение для фиксации карточки клиента.
• Поддержка ГИС — если планируется торговля алкоголем или маркированными товарами, важно, чтобы техника работала с ЕГАИС и маркировкой Честный Знак.

Для работы в офлайне, ориентируйтесь на количество товарных позиций на продажу. Так, автономная касса и ньюджер — это бюджетные решения для микробизнеса с объемом номенклатуры буквально в две или три товарные позиции.

Как подключить онлайн-кассу

Подключить онлайн-кассу можно самостоятельно. Независимо от того, решите вы полностью поменять кассовую технику или доработать ту, которая есть, порядок действий будет следующий:

1. Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Стоимость ЭЦП (или КЭП, что одно и тоже) фиксированная, составляет 1500 рублей в год и не зависит от количества кассовых аппаратов. Каждый год необходимо обновлять сертификат ключа, что можно выполнить дистанционно. Получить ЭЦП можно в удостоверяющим центре, аккредитованным Минкомсвязи или у представителей удостоверяющих центров, например, ЕКАМ. Для получения нужен список документов определяется удостоверяющим центром. Как правило, из документов достаточно паспорта и СНИЛС руководителя. Электронная подпись нужна для регистрации кассового аппарата в реестре ФНС.
2. Подключить онлайн-кассу в торговой точке к мобильному или проводному интернету. Функциональность кабинета ОФД позволяет быстро зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС.
3. Поставить новый фискальный регистратор на учет в ФНС. Привлекать ЦТО и посещать налоговую для этой цели уже не требуется. Зарегистрировать кассу можно самостоятельно на сайте ФНС или оставьте заявку на услугу на сайте специализированной организации (например, сервис ЕКАМ или ЦТО оказывают подобные услуги). Это преимущество, которое дает новое законодательство. Если есть ЭЦП, то регистрация на сайте ФНС занимает порядка 15-ти минут. Для этого в личном кабинете налогоплательщика (на сайте ФНС) следует отправить запрос на регистрацию ККТ, подписанный ЭЦП (или КЭП). ФНС сверяет данные о ККТ и фискальном накопителе с реестром и, если все в порядке, регистрирует ККТ. Регистрационный номер прописывается в фискальном регистраторе, после этого печатается отчет о регистрации, данные из которого вносятся на сайте ФНС для завершения процедуры регистрации ККТ. После этого ФНС «выдает» карту регистрации, которую можно «получить» в личном кабинете на сайте ФНС.
4. Подписать договор с ОФД. Чтобы подключится к ОФД, нужно его выбрать и заключить с ним договор на обработку фискальных данных. К этому моменту нужно получить ЭЦП, подготовить сотрудников, кассу и кассовое ПО нового образца, провести интернет.

Если подключаться к ОФД самостоятельно, то стоимость составит 3000 рублей в год. Подключать можно самостоятельно, но есть и масса посредников, которая поможет с этим. Функционал кассы можно расширить подключением внешнего оборудования. В современных устройствах для этого предусмотрены интерфейсы подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, Bluetooth и USB. Обязательно убедитесь, что дополнительное оборудование можно подключить к онлайн-кассе. Это может быть:

• Сканер штрих-кода: считывает штрих-кода товара и передает данные о нем управляющей кассе. 2D-сканер обязателен, если вы осуществляете продажу крепкого алкоголя;
• Терминал эквайринга: оборудование для приема платежей по банковской карте;
• Торговые весы: используются автономно или в связке с управляющим устройством;
• Денежный ящик: устройство для хранения денег;
• Дисплей покупателя: торговый экран, который направлен на клиента.

Преимущества и недостатки онлайн-касс

Несмотря на большие кассовые счета на покупку и установку, программы, онлайн-касса способна окупиться и даже принести выгоду вашему бизнесу.

Речь идет о многих плюсах:

• Сокращение затрат на обслуживание в ЦТО. Раньше ККТ нужно было обязательно ставить на учет в ЦТО, которое необходимо было посещать лично. Теперь же это только по желанию.
• Постановка на учет техники происходит в электронной форме. Теперь приносить само устройство и документы в ФНС можно исключительно по желанию. Большинство же ставит ККМ на учет удаленно через сайт ФНС. Зарегистрировать кассу можно как самостоятельно, так и обратившись к техническим специалистам любого сервисного центра.
• Сокращение издержек на обучение кассовой дисциплине. Большинство устройств имеют простой интерфейс и интуитивное управление. Настроить кассу быстро. Обучение сотрудников и инструктаж теперь занимает не больше 15 минут.
• Работа с большой номенклатурой. Раньше с большим количеством товаров работали только такие кассы, как в крупных супермаркетах. Их еще называют POS-системы. Это дорогостоящее оборудование, которое будет по карману далеко не каждому бизнесмену. С появлением онлайн-касс малые бизнесмены могут конкурировать с крупным бизнесом на равных.
• Синхронизация с личным кабинетом и сбор статистики. В личным кабинет управления кассой можно зайти с любого браузера с доступом в интернет. Данные при этом надежно защищены. В личном кабинете можно отслеживать работу устройств, начало и конец смен, работу сотрудников, показатели продаж, возвратов, рейтинг наиболее покупаемых товаров, а также работать с документацией. Благодаря такой автоматизации товароучетная деятельность становится куда легче.
• Многие современные кассы позволяют автоматизировать бизнес-процессы за счёт встроенным программам, вести складской и товарный учет, работать с закупками товаров и пр. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.
• Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение торговой операции менее чем за 3 секунды.
• Прозрачность бизнес расчетов: клиент может проверить любой чек по QR-коду (другой маркировки) или фискальному признаку и сумме.
• Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать.
• Упрощенная процедура подключения: можно осуществить удаленное регистрирование ККТ, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО учета и пр.
• Покупателем проще вести домашнюю бухгалтерию с помощью электронных чеков.
• Контрафактной продукции больше не будет.

У этих универсальных машин действительно много плюсов, как и полезных функций, способных упростить работу бизнеса и продавцов. Сюда входят и совместимость с отчетными инстанциями (Меркурий, маркировке Честный Знак, ЕГАИС), регистрация данных клиентов компании и поддержка карт лояльности для лучшего сервиса, и многие другие.

Как у любого оборудования, у онлайн-касс имеются недостатки — это зависимость от перебоев в интернет-соединении, ошибки или сбои в работе, тарифы на обслуживание и монтаж, обучение персонала, программное обеспечение. Однако, все они устраняются либо самостоятельно, либо обращением к специалистам.

Кто может не использовать онлайн-кассу

С каждым годом перечень бизнесов, которым позволено обойтись без использования онлайн-касс, стремительно сокращается.

Рассмотрим направления, у которых есть привилегия работать без подключения по состоянию на момент написания статьи:

• Финансово-кредитные организации.
• Самозанятые лица, которые уплачивают в бюджет налог на профессиональный доход.
• Газетные и журнальные киоски, если доля печатной продукции превышает 50 %.
• Продавцы ценных бумаг и страховые агенты, получающие деньги от физических лиц.
• Предприниматели, работающие в населенных пунктах из реестра труднодоступных мест.
• ООО и ИП, которые ведут между собой безналичные расчеты без предъявления электронных средств платежа.
• Сельские аптеки, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах.
• Обособленные подразделения медицинских организаций с лицензией на фармацевтическую деятельность, в которых отсутствуют аптеки.
• Люди, оказывающие услуги по уходу за детьми, больными и гражданами с ограниченными физическими возможностями.
• Столовые на территориях образовательных учреждений, обеспечивающие питание учащихся и сотрудников во время учебных занятий.
• Розничные торговцы вразнос.
• Торговцы продуктами, кафе на ярмарках.
• Пункты приема товаров стеклотары.
• Люди, предоставляющие услуги сдачи в аренду, если это собственное жилье или машиноместа на автостоянках.
• Пункты услуг по ремонту обуви, сумок, ключей и металлогалантереи.
• Занимающиеся продажей изделий народного промысла.
• Религиозные организации.
• Занимающиеся продажей овощей, фруктов и арбузов вразвал.
• Киоски мороженого и разливных безалкогольных напитков.
• Осуществляющие продажу молока, растительного масла, живой рыбы, керосина и кваса с цистерн.
• Носильщики на ж. д. и автовокзалах, в аэропортах, морских и речных портах.
• Пахари огородов и распиловщики дров.
• Муниципальные и государственные библиотеки.
• Парковки на дорогах местного и регионального значения, на государственных земельных участках.

Предприниматели и организации, которые должны использовать онлайн-кассу, но не поставили ее должны будут осуществить оплату штрафа.

Применения в разных формах собственности и видах бизнеса

Выше в статье мы разобрали кому нужна касса, а кто может обойтись без нее. Сейчас разберем некоторые нюансы. Онлайн-касса для:

1. ИП на ПСН. ИП на патентной системе могут работать без кассы при ведении деятельности, список которой выше, также есть освобожденные от касс виды деятельности именно для ПСН. Полный их список приведен в пункте 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ. Определяясь, кому нужна ККТ на ПСН, нужно свериться с обоими списками. Если деятельность попадает хотя бы в один из них, вопрос по кассам можно закрывать. В остальных случаях кассовый аппарат необходим. В частности, это касается торговли в магазинах, ветеринарных услуг, парикмахерских и салонов, заведений общепита, автомастерских, услуг моек и прочих популярных направлений патентной деятельности. При освобождении по кассам есть условие: ИП должен выдавать либо направлять своим покупателям взамен чека документ, который подтвердит факт расчета. В нем должны быть следующие реквизиты:
   • наименование и номер;
   • дата, время и адрес расчета товара;
   • фамилия, имя, отчество ИП, его ИНН;
   • налоговая система – ПСН;
   • признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
   • название товара (услуги) / платежа / выплаты;
   • количество товара;
   • цена за единицу товара;
   • общая стоимость товара;
   • сумма расчета товара;
   • форма оплаты (наличными / в безналичном порядке) товара с указанием суммы;
   • должность и фамилия того, кто провел расчет товара.
2. ИП на УСН и ОСН. Если выбрать упрощенный режим, предприниматели подчиняются стандартному правилу – никаких специальных преференций в работе их бизнеса в части применения ККТ нет.
3. ИП на ЕСХН: что с ККТ. Предприниматель-сельхозпроизводитель должен опираться на общие правила применения кассовой техники. Но есть пара моментов, на которые нужно обратить внимание:
   • нередко сельхозпроизводители базируются в отдаленных / труднодоступных местах. Если это так, то ККТ не применяется. Также вполне может быть, что местность, где трудится ИП, считается отдаленной от сетей связи. Тогда кассу ставить надо, но применять ее можно как автономную.
   • если ИП на ЕСХН реализует свою продукцию только на рынках, ярмарках и в подобных местах, но при этом вне павильонов, то ККТ он может не применять.

Закон позволяет ИП из отдаленных и труднодоступных мест работать без ККТ. Но есть условия:

• Местность должна быть признана труднодоступной (отдаленной) и включена в специальный перечень, который на своем сайте публикует орган региональной власти.
• Покупателю по его требованию нужно выдать заменяющей чек документ.

Варианты приобретения кассового аппарата

Самый простой вариант получить ККМ — покупка в собственность. Это хорошая политика для долгосрочного проекта. Вы приобретаете кассу в одной из специализированных организаций, регистрируете ее и начинаете работать.

При покупке обратите внимание на маркировку. Альтернативой покупке будет сервис аренды онлайн-кассы — неплохой вариант для стартапа или разового проекта. Правда, им с успехом пользуются и на постоянной основе.

Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно

Индивидуальный предприниматель может воспользоваться услугами посредника или самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговой службе во время личного визита/удаленно на официальном сайте. Для входа в личный кабинет ФНС понадобится электронная подпись или регистрационная карта с логином и паролем, которую можно получить в местном налоговом органе.

Для регистрации ККТ с помощью ЛК ИФНС обязательно нужна ЭП. Далее нужно выполнить следующие шаги:

1. Заполнить заявление. В нем нужно указать параметры кассы: место установки, заводской номер (маркировка на крышке) и модель из паспорта устройства, особенности использования.
2. Получить от ФН регистрационный номер онлайн-кассы для налогообложения, определенную маркировку.
3. Активировать кассу. По-другому этот процесс называется фискализация кассы. Он может отличаться для разных моделей, но обычно для активации ККТ нужно подключить ее к управляющему компьютеру и ввести реквизиты компании, данные ОФД и информацию о кассе.
4. Получить отчет о фискализации.
5. Завершить регистрацию. Это действие нужно выполнить в личном кабинете ФНС. Внесите в свою заявку данные из отчета о фискализации в течение суток после получения регистрационного кода и отправьте ее в налоговую.

На каждом этапе внимательно проверяйте свои данные: если вы допустите ошибку, придется регистрироваться заново или даже поменять ФН. Статус заявки будет виден в личном кабинете.

Пройти регистрацию можно при личном посещении ФНС. Для этого можно обратиться в любое местное отделение налоговой службы (Москва, Питер) и пройти схожие этапы:

1. Заполнить заявление и получить от сотрудника регистрационный номер ККТ.
2. В течение суток активировать ККМ и распечатать отчет о фискализации. Чтобы сократить время, можно сделать это сразу в отделении.
3. Передать отчет специалисту ФНС и получить от него подтверждение.

Правила оформления кассовых чеков

Онлайн кассы с фискальным накопителем должны отправлять чеки в электронном виде не только в ФНС, но и конечному потребителю. Если речь идет не о дистанционной торговле, то электронный чек нужно отправлять на электронный адрес или по СМС по требованию покупателя (и при наличии технической возможности). Бумажные чеки остаются пока обязательными для предпринимателей. Разделения на обычную и интернет-торговлю нет. Если человек рассчитывается в пункте выдачи, оффлайн-магазине, или через курьера, продавец обязан выдать “живой” бумажный чек. Это прописано в статье 1.2 п. 54-ФЗ.

Требования к кассовым чекам зафиксированы в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ. В чек или бланк строгой отчетности должны быть внесены следующие реквизиты:

• ИНН собственника ККТ;
• Применяемый налоговый режим;
• Номер ФН;
• Регистрационный номер кассы;
• Заводской номер кассы;
• Сайт налоговой;
• Порядковый номер чека за рабочую смену;
• ФИО, ИНН и должность кассира (ИНН не печатается, но указывается);
• Дата, время и адрес продажи;
• Наименование документа;
• Форма расчета (наличный, безналичный и т.д.);
• Признак расчета (приход, расход и т.д.);
• Наименование, цена за единицу и количество ТРУ;
• Общая стоимость покупки;
• Сумма и ставка НДС (может не указываться, если ИП не платит этот налог. В этом случае в чеке должно быть указано «Без НДС»);
• Порядковый номер фискального документа;
• QR-код для проверки чека;
• Фискальный признак чека.

Перерегистрация кассы

Онлайн-кассу нужно перерегистрировать, если у вас меняются данные, указанные в карте регистрации кассы и т. д. В этом случае кассу нужно перерегистрировать в ФНС и сменить настройки на самой кассе. Основные причины для перерегистрации кассовой техники в ФНС России:

• замена фискального накопителя в связи с выходом из строя или истечением срока эксплуатации;
• заключение контракта с другим оператором фискальных данных в случае, если есть необходимость выбрать другого оператора;
• смена адреса и/или места установки онлайн-кассы;
• смена владельца кассовой техники;
• изменение реквизитов собственника онлайн-кассы;
• смена режима работы кассового устройства: с автономного на предусматривающий обмен данными с ОФД через интернет или наоборот.

Этапы перерегистрации онлайн-кассы самостоятельно:

1. войти в личный кабинет на сайте налоговой службы;
2. выбрать свою онлайн-кассу и нажать на регистрационный код;
3. в открывшемся окне выбрать иконку «Перерегистрация»;
4. выбрать причину выполняемой процедуры;
5. указать измененные данные, сведения сформированных кассой отчетов (при замене ФН);
6. подписать заполненную форму электронной подписью и отправить налоговому инспектору на проверку.

Также всегда можно заказать услугу перерегистрации кассы у ОФД.

Законодательство и штрафы за отсутствие онлайн-кассы

По 54-ФЗ налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил ее использования. В законе 54-ФЗ установлены штрафы:

• за неприменение онлайн-касс в торговой деятельности — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум оплата 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
• за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
• за невыдачу чека покупателю — до 1 500 руб;
• за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.

Налоговая также может оштрафовать за расхождение данных в форме регистрации и кассовом аппарате.

ИП может получить штраф и за ошибки при использовании кассы. Неправильной эксплуатацией считается:

• использование ФН с истекшим сроком действия или переполненной памятью;
• отсутствие накопителя в кассе;
• выдача чеков без названия, количества и цены ТРУ, а также других обязательных реквизитов чека;
• работа нескольких организаций с одной кассой.

По закону возможно оформить вычет за онлайн-кассу. Чтобы частично или полностью компенсировать затраты на покупку и установку оборудования, необходимо подать заявление в ФНС. Причем вернуть можно по всем зарегистрированным машинам.

Реально возвратить до 18 000 рублей за каждый установленный экземпляр. Если стоить будет 25 000, то вернуть можно 18 000 рублей, если 12 000 — полную сумму приобретения. Во втором случае допускается дополнить финансы до 18000 рублей, если требуется.

Возмещение зависит от вида деятельности фирмы:

• Если выбрать ИП на ЕНВД или ПНС, то получить компенсацию можно было только в 2018 году.
• Остальные ИП получают выплаты до 1.07.2019 года, если нет наемных работников.

Если вовремя подать заявление, то сумма налога уменьшается на стоимость оборудования.

Рейтинг онлайн-касс

Существует огромное множество онлайн-касс, которые отличаются своей направленностью и функциями.

Из популярных можно выбрать такие:

1. Эвотор 7.2 — это мобильный смарт-терминал без фискального накопителя, одна из наиболее продаваемых моделей в линейке компании производителя. Отличается легкой настройкой и быстрым подключением.
2. Эвотор 5i — это усовершенствованная модель, заслуженно занимающая свое место в рейтинге касс нового поколения. Она настолько компактна, что помещается на ладони. Работает без подзарядки 12 часов, а главное, принимает все виды платежей, в том числе оплату смартфоном и через QR-код. С базовым ПО подключается к банковскому терминалу, принтеру этикеток, ящику для денег. Установив дополнительный софт, можно подключить кассу к 1С и электронным весам.
3. АТОЛ 91Ф — это компактная модель, вошедшая в топ касс 2019 года благодаря невысокой цене, интуитивно понятному интерфейсу и возможности работать от аккумуляторной батареи (АКБ) до 12 часов.
4. АТОЛ 20Ф — оптимальное соотношение цены и качества, бюджетный фискальный регистратор с автоотрезом и широкая лента.
5. Меркурий 115Ф — это новая модель предыдущей серии 115К с обновленным дизайном и ПО.
6. Эвотор 7.3 — это новая модель онлайн-кассы с запоминающимся дизайном. Среди преимуществ: большое количество портов для подключения периферии, высокая скорость печати, работа от АКБ до 14 часов.
7. АТОЛ 30Ф — это одна из бюджетных моделей не только в нашем рейтинге касс, но и в линейке производителя. Помимо цены к преимуществам стоит отнести совместимость со всем кассовым ПО, работу в ЕГАИС и печать QR-кода.
8. Штрих-М-01Ф — это стационарное устройство с высокой производительностью штрихкодов (200 мм в сек). Рассчитана на интенсивную торговую работу в течение дня (100 чеков и более).
9. АТОЛ Fprint 22-ПТК — это современная кассовая техника высокой производительности штрих-кодов (200 мм/с). Совместима со всеми ОС, кассовыми программами и системами учета товара.
10. Эвотор 5 — легкая и компактная онлайн-касса, которую можно использовать на выезде без подзарядки до 12 часов.
11. Viki Micro (Вики Микро) — это компактная сенсорная касса. Миниатюрный системный блок работает с внешним печатающим агрегатом Viki Print, имеет сканеры штрих-кода 1D или 2D. Также популярны Viki Mini и Viki Print из этой серии.
12.  Атол Sigma 8 — это новая доступная онлайн-касса и удобный инструмент для развития бизнеса, созданный специально для торговли, общепита и сферы услуг.

Если выделить проверенных компаний, производящих онлайн-кассы, то это:

1. Аркус-Ц
2. Эвотор
3. Компания Атол
4. БИФИТ Касса
5. «Штрих-М» и НТЦ «Измеритель»
6. Астор Трейд («Меркурий»)
7. Компания Дримкас
8. ГК «Пилот»
9. МТС касса
10. Chekonline («РП Система»)
11. Искра
12. Компания Мультисофт
13. Life Pay
14. РР-Электро

Чтобы узнать выгодные предложения от производителя оборудования, рекомендуется читать свежие материалы и документы в его блоге.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Подключить онлайн-кассу необходимо для множества категорий ведения бизнеса. Существуют различные вариации ККМ с функцией печати чеков под различные особенности бизнеса. Они имеют ряд преимуществ как для предпринимателей, так и для их клиентов и налоговой, но нужно быть внимательным в ее эксплуатации и соблюдении действующего законодательства Российской Федерации, ведь в противном случае предусмотрены штрафы. В зависимости от потребностей онлайн кассу можно как купить, так и взять в аренду. Процесс регистрации или перерегистрации возможно пройти самостоятельно.