Что такое аутстаффинг

Термин происходит от английского слова outstaffing, которое можно перевести буквально как «вне штата». Аутстаффер, в свою очередь, - это сторонняя компания, отвечающая за предоставление персонала и управление им. Она фактически становится работодателем для наемных сотрудников и выполняет следующие функции:

• найм и оформление персонала;
• ведение кадровой документации;
• начисление заработной платы;
• формирование отчетов в контролирующие органы.

Для самих сотрудников по сути нет изменений: они выполняют свои задачи на территории компании, которая раньше была их работодателем. Однако официально они считаются сотрудниками другой фирмы, которая платит им зарплату и выполняет обязанности в соответствии с Трудовым кодексом. При этом за штат выводятся далеко не все рабочие. Обычно это:

• бухгалтеры;
• маркетологи;
• переводчики;
• дизайнеры;
• IT-сотрудники.

Аутстаффинг помогает компании сохранить нужное количество кадров, но при этом сократить официальный штат.

Подобная технология начала применяться в США еще в 1960-е годы, но наибольшей популярности она достигла в конце 20 века. В РФ аутстаффинг пришел только в 2000-е годы, однако он не стал таким распространенным, как в США, где по подобным схемам работают до 80% малых и средних предприятий.

Кому подходит аутстаффинг персонала

Аутстаффинг востребован в разных сферах бизнеса, но особенно часто к нему прибегают компании, работающие в данных отраслях:

1. Сельскохозяйственные предприятия.
2. Оптовые поставщики продуктов питания.
3. Гостиницы и отели.
4. Строительные организации.
5. Предприятия, оказывающие услуги по уборке территории и клинингу.
6. Логистические фирмы.
7. Организации, которые занимаются добычей и переработкой природных ресурсов.
8. Крупные ритейлеры.
9. Банковские организации, развивающие финтех.
10. Компании, где работают специалисты в других регионах без открытия отдельного филиала.
11. Предприятия, использующие сезонный труд в течение нескольких дней или недель.

Кроме того, аутстаффингом пользуются фирмы, в которых работают иностранные граждане, поскольку руководителю в этом случае не нужно заботиться о правильном оформлении документов и соблюдении законодательных норм.

Аутстаффинг  используют небольшие компании, которые не могут обеспечить бухгалтерский учет в соответствии с требованиями закона и стремятся снизить налоговую нагрузку, выведя часть персонала за штат.

В каких случаях выгоден аутстаффинг

Прибегать к услугам аутстафферов целесообразно в данных случаях:

• Нужно сократить расходы бизнеса.
• Необходимо обеспечение упрощенной системы налогообложения.
• Прием на работу иностранных граждан.
• Нужно иметь сотрудников в других регионах.
• Финансовое положение нестабильное, требуется сэкономить на налогах и отчислениях за сотрудников.
• Небольшая компания не может нанять персонал, чтобы вести учет и делопроизводство.
• Работодатель не хочет включать в штат работников, которые еще не прошли испытательный срок или выполняют задачи временно.
• Предприниматель стремится заниматься развитием бизнеса и не тратить время на решение кадровых вопросов.
• Требуется вывести за штат специалистов с небольшой заработной платой – кассиров, продавцов и прочих.
• К временной работе нужно привлечь граждан, которые по закону не могут быть уволены.
• Есть потребность в масштабировании бизнеса, но на этапе тестирования и разработки стратегии не хочется расширять штат за счет оформления постоянных сотрудников.

Пользоваться услугами аустафферов могут не только небольшие компании, но и крупные, кадровая служба которых не справляется с нагрузкой при большом числе персонала.

Как работает аутстаффинг

Найм персонала по аутстаффингу происходит по следующему алгоритму:

1. Заказчик обращается в специализированное агентство, оформляет заявку на вакансии и поиск специалиста.
2. Агентство ищет персонал под задачи заказчика либо предоставляет данных специалистов из своего штата.
3. Агентство оформляет необходимые документы для данных работников или переоформляет тех, кто работает в штате заказчика. Это может происходить, например, через процедуру сокращения, после которой агентство принимает на работу уволенных.
4. Стороны определяют формат контроля, расчетов и отчетности. На основании договора заказчику выставляется счет, который включает как оплату услуг аустраффера, так и зарплату персонала.
5. Человек приступает к работе на основании договора.
6. При проверках разрешением спорных вопросов занимается аутстаффер.
7. Зарплату сотрудникам платит агентство.

Таким образом, получается, что с юридической точки зрения работодателем является аустаффер. Фактически же они работают в компании, являющейся заказчиком, и ее главный менеджер контролирует процесс работы и выполнение обязанностей.

При трудоустройстве в агентстве человек продолжает работать на тех же условиях, что и в фирме заказчика.

Отличия аутстаффинга от аутсорсинга

Например, аутсорсинговой фирме можно передать ведение бухгалтерии или юридические вопросы. В некоторых случаях на аутсорсинг передают определенные производственные процессы (например, изготовление дополнительных продуктов).

Основные различия между аутсорсингом и аутстаффингом:

• Цель аутсорсинга – предоставление партнеру некоторых бизнес-процессов. Цель аутстаффинга – аренда персонала.
• Аутсорсинговая компания предоставляет услуги удаленно на условиях конфиденциальности. При аутстаффинге работы проводятся на территории заказчика.
• Аутсорсинг предполагает заключение договора об оказании услуг. Агентства аутстаффинга работают на основании договора о предоставлении наемного персонала.
• Аутсорсинговым компаниям заказчики платят за выполненную работу, заказчик оплачивает только конкретные услуги, но при этом не платит заработную плату, не оплачивает отпуска и больничные. При аутстаффинге оплачивается персонал, которому наниматель платит зарплату и дополнительные выплаты, в том числе премии, необходимые социальные пособия.

Главное отличие заключается в том, что аутсорсинговой компании заказчик платит за оказанные услуги, не диктуя условия ее персоналу. При аутстаффинге в распоряжение заказчика поступают сотрудники.

Преимущества и недостатки аутстаффинга

Рекомендации по выбору компании аутстаффинга

Чтобы не ошибиться с выбором партнера и свести вероятность рисков к минимуму, рекомендуется придерживаться следующих рекомендаций:

• Выбирать компании, которые имеют аккредитацию как частное агентство по трудоустройству. Если аккредитации нет, то агентство не имеет права заключать договоры с сотрудниками.
• Работает на рынке больше года.
• Исправно платит налоги.
• Заключает трудовые договоры с работниками, исправно ведет кадровую документацию.
• Предоставляет заказчику официальный договор на услуги аутстаффинга. Добросовестные компании передают его заранее для подробного изучения.
• Работает без специальных налоговых режимов.
• Величина уставного капитала аутстаффера должна быть не меньше 1 млн. рублей.
• Должны быть не только электронные контакты, по которым можно связаться, но и офис, по адресу которого заказчик может подъехать, чтобы познакомиться с работой компании.
• Плохой признак – оформление сотрудников в качестве самозанятых. Высока вероятность, что в этом случае агентство не платит налоги, именно поэтому его деятельность рано или поздно будет остановлена.
• Должен насторожить, если аутстаффер предлагает низкий размер комиссии за услуги – вероятно, в агентстве работают некомпетентные сотрудники.
• Руководитель должен иметь высшее образование и опыт работы в сфере подбора персонала.

Получить информацию о партнере можно в ФНС или в сервисах для проверки контрагентов.

Когда аутстаффинг запрещен

Отношения между компанией-заказчиком, аутстаффинговыми агентствами и наемным персоналом регулируются в России Трудовым кодексом РФ.

Согласно его положениям, аутстаффинг запрещен в следующих случаях:

1. Чтобы заменять бастующих сотрудников.
2. Чтобы выполнять работы во время банкротства или простоя предприятия.
3. Персонал нельзя привлекать для выполнения работ с повышенным классом опасности, а также в условиях, имеющих 3-4 степень вредности. Перечень данных работ закреплен в соответствующих Приказах правительства.
4. Чтобы заменять постоянных сотрудников, наличие которых в штате необходимо, чтобы получить допуски.
5. Для комплектования экипажей морских судов, а также для некоторых видов работ на речных судах.
6. Чтобы заменить сотрудников, которые отказываются выходить на работу из-за задержки зарплаты на любой срок более 15 дней.

Аутстаффинг нельзя использовать для того, чтобы «заткнуть дыры» в производстве (например, во время забастовки или простоя) или чтобы получить документы, для выдачи которых требуется наличие в штате сотрудников с определенными навыками.

Ошибки внедрения аутстаффинга персонала

Бизнесмены, которые только начинают использовать аутстаффинг, чаще всего допускают следующие ошибки:

1. Нанимают персонал с хорошей квалификацией. В западных странах такая практика – самая обычная, но у бизнеса в РФ своя специфика: за штат принято выводить только неквалифицированный линейный персонал. Это связано с тем, что квалифицированные специалисты высокого уровня дают согласие работать в штате предприятий на должностях с социальными гарантиями. Даже если они соглашаются работать на аутстаффинге, мотивация специалиста будет недостаточной.
2. Аутстаффинг ограниченного количества персонала. Многие заказчики, не имея опыта работы по системе аутстаффинга, выводят за штат только нескольких сотрудников. Это приводит к тому, что, нанимая персонал, им приходится каждый раз заключать новое соглашение с агентством. Кроме того, экономия на налогах в этом случае получается минимальной.
3. Сотрудников переводят не в аутстаффинговое агентство, а в аффилированную компанию. Если об этом станет известно налоговым органам, они могут возбудить судебное разбирательство по причине уклонения от уплаты налогов.

Требования к договору аутстаффинга

Между заказчиком и аутстаффером обязательно заключается персональный договор, главный предмет которого – предоставление труда работников. Обязательные положения договора:

1. Цели, для которых принимающей компании нужны сотрудники.
2. Количество работников, которых берет компания, и их квалификация.
3. Сроки, к которым должны быть предоставлены рабочие.
4. Размеры комиссии и сроки ее выплаты.
5. Гарантии, которые каждая из сторон, подписавших договор, дает партнерам.
6. Количество дней или месяцев, на протяжении которых документ будет считаться действительным.
7. Полные реквизиты сторон.
8. Правила и порядок разрешения споров – как между участниками договора, так и с государственными органами.
9. Расположение рабочих мест – где фактически будет трудиться предоставленный персонал.

Помимо договоров между компаниями, заказчик заключает отдельные трудовые договоры со всеми сотрудниками, предоставленными ему агентством.

В положения трудового законодательстве РФ понятия «аутстаффинг» нет, а заемный труд официально запрещен. Чтобы не возникло проблем с законом, составлять документ должен юрист, тщательно выверяя все его формулировки.

Примеры использования аутстаффинга

Приведем несколько кейсов в зависимости от целей, которые компания планирует достигнуть с помощью аутстаффинга:

• Цель – снижение административных затрат. Расходы компании на обслуживание бухгалтеров и кадровиков в штате составляют 17416 долларов. Было принято решение из 300 человек персонала перевести аутстафферу 286 сотрудников. Комиссия при этом составила 14300 долларов, то есть издержки снизились на 3116 долларов.
• Цель – сделать работу более эффективной, когда нет возможности расширить штат. Региональное подразделение бизнеса не справляется с объемом работы, но расширять штат запрещает центральный офис. Было принято решение привлечь 6 сотрудников через аутстаффинг, благодаря чему удалось значительно повысить объем заказов.
• Улучшение взаимодействия между сотрудниками, работающими над отдельными проектами. Компания ведет несколько проектов, работа над каждым занимает около года, после чего привлеченные специалисты увольняются, и компания вынуждена платить им выходные пособия. Чтобы исправить ситуацию, большую часть сотрудников компания вывела из штата. В результате после окончания работы над проектом ей нужно только расторгнуть договор с аутстаффером.

В список можно добавить многие крупные международные компании, которые успешно пользуются аутстаффингом:

1. Qualcomm привлекала сотрудников для создания умной цифровой ручки The Qualcomm.
2. В Samsung за штатом работают маркетологи и бухгалтеры.
3. Cisco перевела на аутстаффинг продавцов и IT-специалистов.

Правовые аспекты аутстаффинга

До 2016 года рынок аутстаффинга в России никак не регламентировался. Новостью 2016 года стало внесение в Трудовой кодекс РФ статьи 56.1, которая определила, что такое заемный труд, а также запретила его использование. Однако временное предоставление сотрудников другому работодателю возможно, если есть выполнение следующих условий:

• Срок – не более 9 месяцев.
• Для временной работы, необходимой в связи с расширением производства.
• Для замещения штатного сотрудника, который отсутствует временно.
• В качестве помощников граждан по ведению домашнего хозяйства.

Кроме того, заключать временное трудовое соглашение можно со студентами-очниками, многодетными либо одинокими родителями с несовершеннолетними детьми, а также лицами, освободившимися из исправительных учреждений.

Агентство, которое предоставляет услуги аутстаффинга, должно быть обязательно аккредитовано и иметь следующие виды деятельности по ОКВЭД:

• 10. Деятельность агентств по подбору персонала.
• 20. Деятельность агентств по временному трудоустройству.
• 30. Деятельность по подбору персонала прочая.

Чтобы проверить, имеет ли агентство соответствующую аккредитацию, можно воспользоваться сайтом Роструда. Чтобы найти нужную компанию, нужно знать ее название или ИНН и нажать кнопку в реестре частных агентств занятости.

Стоимость услуг аутстаффинга персонала

В России расценки на аутстаффинг очень различаются в зависимости от региона. В первую очередь, это зависит от величины МРОТ, принятой в конкретном регионе, как и сумма налогов. Таким образом, если предлагается нанять персонал слишком дешево, есть повод думать, что компания нарушает закон – например, что рабочие не оформлены должным образом и налоги за них платятся не полностью.

В целом цена за одного работника складывается из следующих составляющих:

1. Заработная плата сотрудника.
2. Социальные и налоговые отчисления.
3. Комиссия за outstaff.

Сумма денег не зависит от того, выводится за штат российский или иностранный гражданин. Однако обычно есть ценовая разница между ведением сотрудника по гражданско-правовому или трудовому договору, во втором случае стоимость будет выше примерно на 30%. Еще один фактор, влияющий на итоговую цену – авторитет аустраффера, его ценовая политика и известность на рынке. Если имя мало известно, и оно демпингует – скорее всего, оно оказывает услуги некачественно или не соблюдает требования закона. Необходимо перед выбором изучить сайт, блог, комментарии и отзывы, страницы и группы в социальных сетях.

Комиссия провайдера может быть фиксированной либо рассчитываться как процент от зарплат сотрудников.

Перспективы аутстаффинга в России

Ситуация с аутстаффингом в РФ продолжает оставаться неясной, поскольку заемный труд, согласно закону, запрещен. Тем не менее, некоторые компании подбирают команду таким способом. В первую очередь, это Москва и лидеры рынков -  такие, например, как Яндекс или МТС.

В последнее время получает распространение IT-аутстаффинг. Первоначально на этом рынке работали западные фирмы, которые подбирали персонал для российских компаний и выводили его за штат для уменьшения налогообложения. Тогда их клиентами были преимущественно крупные корпорации, работающие в нефтегазовой отрасли. Позже услугами аутстаффинга стали пользоваться клининговые компании, а также многие небольшие фирмы из сферы маркетинга и иных отраслей.

Рынок стал активно расти после принятия закона 2016 года, который урегулировал его и ввел условия, при которых можно пользоваться аутстаффингом. Были введены требования к организациям, которые могут предоставлять подобные услуги, а также перечислены сферы, в которых их использование запрещено. Подробнее о законодательстве в этой области рассказано выше.

Аккредитация аутстаффинговых организаций

Чтобы заниматься аутстаффингом, агентства занятости должны пройти аккредитацию. Требования к компании и ее руководителю для получения разрешения на оказание услуг:

• Уставной капитал от 1 млн. руб.
• Отсутствие долгов по налогам и сборам.
• Высшее образование у руководителя, опыт работы в кадровой сфере минимум два года из последних трех.
• Отсутствие у руководителей судимости за преступления против личности либо в экономической сфере.

Для этого необходимо собрать пакет документов, который включает копию паспорта, трудовой книжки и диплома руководителя. Порядок действий для получения аккредитации:

1. Подача комплекта документов в отдел Роструда. Отправить электронно нельзя, требуется личная подача.
2. Заполнение заявления.
3. Проверка документов Рострудом. Время на обработку – 15 дней.
4. Отказ либо предоставление аккредитации.
5. Внесение информации об аккредитованном частном агентстве занятости в реестр.

Время действия аккредитации – 3 года. Однако если будет выявлено, что компания нарушает трудовое или налоговое законодательство, она будет отозвана.

В случае отзыва аккредитации заказчик не сможет обращаться к этому провайдеру для поиска новых сотрудников. Однако все обязательства по договору аутстаффинга, заключенному ранее, остаются в силе.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Несмотря на то, что сегодня аутстаффинг не слишком широко распространен в России, эксперты уверены, что у этой услуги большое будущее, и многие предприятия поймут ее необходимость. Если сегодня к ней прибегают в основном крупные компании, то вскоре средние и мелкие предприятия поймут удобство такой формы работы. При правильном выборе аустраффера, юридически грамотном договоре и соблюдении требований закона аутстаффинг обеспечивает значительную экономию ресурсов бизнеса.