Что такое управление проектами

Проекты всегда состоят из нескольких элементов, и если хотя бы один из них не будет работать так, как надо, работа значительно осложнится и потребует больше времени. Чтобы этого не произошло, существует управление проектами, предполагающее координацию всех действий и событий для достижения конкретного результата.

Благодаря управлению проектами группа может прикладывать целенаправленные усилия для достижения конкретных целей, оптимизируется коммуникация, соблюдаются поставленные сроки.

Краткая история проектного управления

Одним из первопроходцев в области проектного управления в его современном виде стало американское космическое агентство НАСА, которое использовало основные принципы проектного управления при подготовке миссии «Аполлон» на Луну. Однако подобные подходы в бизнесе и других сферах реализовывались и раньше.

Например, в 1020-е годы Генри Гантт создал диаграмму, демонстрирующую деление проекта на задачи с указанием сроков их начала и окончания. Сегодня диаграммы Ганта по-прежнему используются в проектном управлении и позволяет планировать систему работы над долгосрочными проектами.

По большому счету, работа над любым продуктом – это проект, и принципы проектного управления наверняка использовали древние египтяне, строившие пирамиды в древнем мире. Однако только в 20 столетии появились методики и инструменты для максимальной эффективности такой работы.

Терминология управления проектами

В проектном менеджменте используются следующие термины:

• Методология проекта – набор форматов для решений задач.
• Спринт – организация декомпозиции цели, ограниченной во времени. Благодаря планированию спринтов проект делят на фазы.
• Менеджер проекта – человек, отвечающий за распределение задач и достижение результата.
• Инструменты – способы, позволяющие управлять проектом более эффективно.

Зачем нужно управление проектами

Проектное управление отлично помогает решить следующие задачи:

1. Создать улучшенный детальный план с определением краткосрочных и долгосрочных целей.
2. Правильно распределить имеющиеся финансы, материалы и оборудование.
3. Создать команду, определить зону ответственности для каждого участника.
4. Проводить мониторинг и контроль процессов и исполнения задач.
5. Обеспечить качество итогового продукта или услуги.
6. Исключение рисков, возможность предвидеть потенциальные проблемы, несмотря на нестабильное состояние отрасли.
7. Выстроить коммуникацию между участниками команды, обеспечить эффективный обмен информацией для согласованной работы, облегчает ее поиск.
8. Снизить затраты на создание продукта для уменьшения его себестоимости.
9. Подобрать оптимальные способы выполнения задач в конкретных временных рамках.
10. Привлечь дополнительные источники финансирования.
11. Применять наиболее эффективные решения для усовершенствования управления.
12. Использовать инновационные технологии для повышения конкурентоспособности и развития бизнеса.

Проектный менеджмент в конечном итоге обеспечивает эффективное управление ресурсами компании для выполнения конкретных задач.

Методы управления проектами

Методологией управления проектами называют систему принципов, инструментов и техник. Перечислим самые популярные методы, которые применяют ведущие компании.

Классическое проектное управление

Классическими считаются три методологии

• Waterfall (водопадный, каскадный метод) – классический подход, при котором вся работа разбивается на несколько этапов. Команда переходит к следующему этапу после завершения предыдущего. Методику применяют для больших, растянутых во времени проектов, которые имеют жестко обозначенные требования к структуре плана. При применении этого метода заказчик описывает требования, проводится детальный разбор задачи, проектирование этапов и шагов, разработка, тестирование, внедрение и сопровождение.
• CPM (Critical Path Method, метод критического пути) – технология, в рамках которой определяются критически важные цели рабочего процесса, затем контролируется их выполнение. Когда определен порядок таких задач, создается сетевая модель, отражающая связи между ними, затем определяется критический путь – связанные между собой задачи с наибольшей продолжительностью. Метод может использоваться для любого бизнеса, который планирует реализацию долгосрочных крупных проектов.
• ССМ (Critical Chain Method, метод критической цепи) – методология планирования, которая предлагает сфокусироваться на управлении ресурсами при работе над проектом. Ресурсы планируются так, чтобы обеспечить минимум издержек. Работа при этом планируется от конечной цели: определение результатов, которых нужно достигнуть, затем планируются задачи и ресурсы. Иногда эту методику называют Critical Chain Project Management, CCPM. Она не подходит, когда нужно управлять одновременно несколькими проектами, но будет эффективной, если все ресурсы бизнеса заняты на одном проекте.

Гибкое управление проектами

Гибкое управление дает возможность менять условия и направления в ходе работы над проектом.

• Agile – гибкая методика, которая предусматривает возможность адаптации к требованиям заказчика. Проект разбивается на несколько небольших циклов (их называют итерациями или спринтами), при этом каждый цикл выглядит как планирование мини-проекта со всеми его этапами. Соответственно, составляется два блэклога (списка задач) – один для всего проекта, второй для конкретного спринта. Над итерацией команда работает каждый день в среднем 2-4 недели, ежедневно собирая совещания, чтобы отслеживать, на какой стадии находится проект. Такой подход помогает с большой скоростью подстраиваться под изменения при использовании Agile.
• Scrum – является разновидностью Agile. Работа состоит из планирования спринта (Sprint Planning), включает фиксированные временные интервалы (Sprint), ежедневные совещания (Daily Scrum), ревизию спринта с презентацией достижений (Sprint Review) и ретроспективу (Sprint Retrospective) – исследование процессов и деятельности на каждом спринте. По такой системе работают Amazon, Apple и Microsoft.
• Kanban – одна из вариаций Agile. Для работы над проектом применяется имеющая необычный дизайн специальная доска Kanban, которая визуализирует процесс работы. Количество задач, над которыми одновременно работает команда, ограничивает Work In Progress — WIP. Обычно применяется интерактивная доска, которая становится наглядным планом, где каждая задача обозначается как отдельная карта.
• Scrumban – гибрид Scrum и Kanban. Используют полный цикл со спринтами, как в Скрам, но при этом в расписания можно вносить отдельные задачи, как в Канбан.

Достаточное распространение получила также гибридная методика, которая предполагает объединение принципов Waterfall и Agile. Она отличается хорошей структурированностью, как Waterfal, и гибкостью, как Agile.

Управление изменениями

• ЕСМ (Enterprise Content Management, управление корпоративным контентом) – система управления бизнес-процессами компании через управление документами, записями, потоками работ, веб-контентом, знаниями. Применяется, как правило, в IT-компаниях.
• XPM (Extreme Project Management, метод экстремального управления, экстремальное программирование) – реализация проекта очень быстро, в условиях ограниченного времени. Проект разбивается на короткие итерации, при этом акцентируется внимание на гибкости и адаптивности. В процесс реализации вовлекаются все заинтересованные стороны, в том числе заказчик. Еще один принцип метода – непрерывное тестирование и промежуточная аналитика. Подходит для небольших команд, которым надо осуществить работу над проектом в сжатые сроки.

Методы, основанные на процессах

Методологии, в основе которых – процессы, реализуемые при управлении проектами:

• Lean (бережное управление проектами) – помогает делать больше, располагая меньшими ресурсами. Задача руководителя проекта в этом случае – предотвратить потерю ресурсов, достаточно оптимизировать процессы.
• Six Sigma (Шесть сигм) – компания заранее определяет структуру и состав проекта, затем в процессе работы ищет ошибки и устраняет их. Может использоваться не только для управления проектами, но и для улучшения качества продукта. В основе теории 6 принципов: интерес к клиенту, управление на основе фактов, ориентация на производственный процесс, управление на опережение, прозрачность бизнеса, постоянное улучшение бизнес-процессов. Используют в своей текущей работе Motorola, Starbucks, Coca-Cola, Walmart. В целом технология подходит для проектов в сфере услуг.

Для грандиозных проектов

Для больших компаний, реализующих сложные проекты, могут использоваться следующие методы:

• PRINCE2 (проекты в контролируемых средах) – методика, которую официально использует правительство Великобритании. 7 главных принципов методологии – оценка целесообразности, учет опыта, определение обязанностей, поэтапное управление, управление по исключению, сосредоточенность на новом продукте, адаптация к внешним условиям. Технология применима для управления большими и сложными проектами.
• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – не столько метод, сколько подробное руководство по управлению проектами, разработанное Институтом управления проектами (PMI). Подход основан на классических этапах управления проектами, речь о которых пойдет ниже. Может использовать как для больших компаний, так и для маленьких команд.
• PRiSM (Projects integration Sustainable Methods, Устойчивые методы интеграции проектов) - методология, которая выходит за рамки проекта, поскольку учитывает его жизненный цикл для повышения устойчивости. Используют для современных проектов, предполагающих затраты на охрану окружающей среды, уменьшение воздействия на нее, сокращение энергопотребления. Не подойдет для разработки ПО или других проектов, в которых влияние на окружающую среду минимально.

Как выбрать метод управления проектами

Выбор метода управления проектом зависит, в первую очередь, от особенностей самого проекта и команды, которая над ним работает. Рекомендуется сделать следующие шаги:

1. Изучить запрос и ценности заказчика.
2. Проанализировать команду, опыт сотрудников, их организационные навыки.
3. Изучить различные методологии.
4. Соотнести особенности и политику каждого подхода с возможностями команды.

Что нужно учитывать при выборе:

• Специализация организации и ее готовность адаптироваться к изменениям, меняться.
• Уровень сложности и масштабности проекта.
• Уровень подготовки персонала.
• Размер и масштаб компании.
• Распределение ролей внутри команды.
• Бюджет – фиксированный с ограничениями или с возможностью дополнительного финансирования.
• Вовлеченность заинтересованных сторон – клиентов, заказчиков.
• Сложность и продолжительность проекта.
• Стабильность на рынке или ситуация неопределенности.

Если есть время, можно последовательно протестировать несколько систем и отследить результаты, отмечая, при использовании какой из них компания демонстрирует положительную динамику.

Не обязательно строго придерживаться принципов каждой методологии, любую из них можно модифицировать под потребности.

Этапы управления проектами

Независимо от того, какая методология выбрана, проджект-менеджмент предполагает пять этапов:

1. Инициация. Этот этап требует выяснить, в чем ключевые идея, содержание и концепция проекта, зачем нужен проект и стоит ли его создавать. Оценивается выгода от реализации, возможные показатели успеха.
2. Планирование. Это шаг предполагает определение цели проекта, его KPI, бюджет, возможные риски, количество людей, которые должны быть задействованы. План проекта должен быть максимально подробным и детальным, только после этого возможен переход к дальнейшим действиям.
3. Исполнение. Менеджеру важно следить за ходом разработки проекта, вести его, контролировать уровень затрат и закупки, мониторить каждую часть плана, чтобы задачи выполнялись в срок. Если на стадии планирования не допущены ошибки, воплощение последующих шагов в жизнь будет довольно несложной целью.
4. Мониторинг. Проджект-менеджер контролирует каждый этап проекта и предоставляет отчеты руководителю. Мониторинг процессов осуществляется в течение всего периода работы над проектом.
5. Завершение. Проект передается заказчику и запускается в конце работы над задачами. На этом этапе применяют специальные методы внедрения проекта, а также его дальнейшего сопровождения.

Системы управления проектами

Значительную помощь в управлении проектами во многом окажут некоторые системы планирование, позволяющие автоматизировать каждый момент этого процесса и его результат. Они содержат календари, возможности для планирования и распределения задач, для управления работой и ведением документооборота.

Основные популярные системы:

• YouGile – простой сервис, в котором задача оформлена как отдельный чат, можно контролировать ее закрытие. Задания можно размещать в отдельном планировщике, где сохраняется конфиденциальность, или на общей Agile-доске. Подходит, если над проектом работает больше 20 человек.
• Asana – программа для визуализации списков, календарей и других элементов. Позволяет контролировать степень прогресса каждого цикла для своевременного реагирования.
• Pyrus – представляет собой систему распределения заданий с обозначением сроков и автоматизированным документооборотом для обеспечения совместной работы и ее оценки. Может объединяться с CRM.
• GanttPro – сервис, за основу которого просто взята диаграмма Ганта. Можно менять задачи местами, распределяя их в зависимости от приоритета и от того, какая из них важнее.
• Wrike – сервис с готовыми шаблонами бизнес-процессов, управлением документами, чатами с коллегами.
• Trello – система с карточками заданий, ежедневником, органайзером, позволяющим контролировать результат.
• Jira – площадка, созданная специально для тестировщиков и разработчиков. Существует множество модификаций, позволяющих менять программу.

Среди зарубежных разработок:

• Basecamp;
• Microsoft To-Do;
• Todoist;
• ClickUp;
• Monday;
• Hygger;
• Google Tasks;
• Redmine;
• YouTrack;
• Kaiten;
• Worksection;
• LeaderTask;
• Focuster;
• Notion;
• Teamwork;
• Flow;
• Kanbanery;
• Weeek;
• Redbooth;
• MindGenius;
• TogglPlan;
• ProofHub;
• ActiveCollab;
• Zoho Projects;
• Acunote;
• ISETIA;
• Freedcamp;
• Podio;
• Smartsheet;
• Process Street;
• OmniPlan;
• Nutcache;
• KPI Fire;
• Crowdicity;
• Camayak;
• LiquidPlanner.

Краткий обзор российских аналогов зарубежных систем:

• Битрикс 24 – включает простой конструктор лендингов, собственную CMS, создатель email-рассылок, есть возможность совместной работы с 1С.
• Advanta – комплексная система для автоматизации работы всех участников проекта.
• Мегаплан – платформа для работы с продажами и клиентской базой. Создает воронки продаж и обрабатывает документы.
• Яндекс.Трекер – облегчает работу с заявками пользователей. Можно создавать задания для разных отделов, собирать информацию о прогрессе на каждом этапе.

Критерии отбора системы управления проектами

При выборе системы управления проектами надо обращать внимание на такие факторы:

1. Понятный и простой пользовательский интерфейс. Под этим понимается доступность осваивания программы, возможность обучения и быстрого получения помощи, наличие шаблонов, которыми легко пользоваться.
2. Соответствие функций потребностям проекта. Их не обязательно должно быть много, главное, чтобы функционал программы обеспечивал решение всех поставленных задач.
3. Выстраивание коммуникаций между сотрудниками. К этому относится возможность добавлять правки и комментарии, чаты, напоминания о сроках, быстрый обмен информацией.
4. Стоимость программы, которую следует выбирать в зависимости от бюджета проекта. Если работа предполагает разработку сложных и масштабных проектов, не обойтись без профессиональных инструментов, предлагающих платный функционал.
5. Возможность создавать отчеты для контроля прогресса на каждом этапе работы над проектом.
6. Формирование ряда заданий и функционала для их распределения в команде.
7. Календарь, куда может зайти каждый сотрудник, чтобы следить за контрольными точками.

Возможные сложности внедрения системы управления проектами

Система управления проектами может оказаться неэффективной.

• Недостаточная мотивация сотрудников. Они могут сомневаться, что внедрение программы действительно необходимо и она будет полезной.
• Отсутствие необходимых знаний. В некоторых сервисах не предусмотрена поддержка при их освоении, в таком случае руководитель проекта должен взять на себя решение этой задачи и объяснить, в чем заключается работа с ними.
• Много дополнительных инструментов планирования и процессов, усложняющих использование программы.
• Недостаточно базовых настроек. Именно такая проблема чаще всего возникает при использовании бесплатных версий.
• Нет возможности подстроить интерфейс программы под персональные потребности каждого сотрудника и его подход к работе.
• Отсутствует поддержка со стороны руководства при внедрении системы, нет ответов, для чего это требуется, отсутствует единая постановка целей.

Важно обязательно проверить, действительно ли команда полностью поняла, для чего нужна система, как она повлияет на работу каждого участника и чем может ему помочь (например, сократит время или облегчит планирование).

Плюсы и минусы проектного менеджмента

Рассмотрим плюсы внедрения управления проектами и минусы проектного стратегического управления.

Проект-менеджер: как им стать и что должен уметь

Менеджер проекта – это человек, который профессионально занимается управлением проектами. Знания и навыки, которыми он должен обладать – это понимание принципов, требований и методов работы в проектах, а также предметная область проекта, его тема (например, программное обеспечение или строительство).

Главные задачи, которые придется решать специалисту:

• Выстраивание прозрачной коммуникации с клиентами и командой.
• Организация коллектива, координация действий сотрудников.
• Планирования работы.
• Мониторинг сроков и бюджета.
• Подготовка проектной и технической документации.

Проект-менеджер должен обладать лидерскими качествами, навыками проведения переговоров, целеустремленностью, иметь коммуникативные навыки.

Где обучиться управлению проектами?

Подходящим вариантом профильного образования станет бакалавриат в области экономики и управления. Также освоить проектный менеджмент можно на курсах, которые проводятся очно или онлайн. Также менеджеров по проекту готовят некоторые ВУЗы (например, ВШЭ).

Вакансии на рынке есть, и чтобы войти в профессию, можно устроиться на стажировку, начав со стартовых позиций. Также можно реализовать проектный подход в личном проекте или стартапе. Понять, подходит ли профессия, можно на бесплатных курсах и вебинарах, которые дают базовые знания, или на открытых встречах. Найти их можно на многих ресурсах – например, в Telegram.

Лайфхаки и рекомендации по управлению проектами

Чтобы работа над проектом была более успешной, пользуйтесь советами экспертов:

• Комбинируйте разные методологии, начинайте подстраивать их под свою ситуацию.
• Обязательно проведите общее собрание команды перед запуском проекта для его планирования. На нем выделите и представьте цели и задачи, опишите сроки выполнения и методику, которая будет использоваться, и мероприятия.
• Для сложных проектов используйте гибкие системы, которые позволяют изменяться и адаптироваться на ходу.
• Объемные задачи разбивайте на несколько шагов и назначайте исполнителя для каждого этапа.
• Определяйте дедлайны и контролируйте их выполнение.
• Создавайте план, который будет понятен всей команде.
• Не забывайте анализировать результаты и корректировать работу, если есть отклонения.
• Выстраивайте реалистичный график. Недооценка времени, часов и минут, которое потребуется для реализации каждого этапа – одна из наиболее частых ошибок руководителей проекта.
• Используйте специальное ПО для управления проектами. Оно позволяет оптимизировать и ускорить работу, собрав в одном месте весь объем информации.
• Убедитесь, что все участники команды четко понимают свои обязанности и выполняют их.
• Идите к сотрудникам, подключайте команду к решению разных вопросов, даже если практически все работают удаленно.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

Изначально проектный подход использовался IT-компаниями, когда команде нужно создать чат-бота, сайт, блог или мобильное приложение, а также доработать и усовершенствовать существующую CRM. Пока они остаются лидерами в управлении проектами. Тем не менее, проектный подход внедрили и иные сферы бизнеса – он актуален строительства, маркетинга, продаж, финансовых и страховых компаний, производства, государственных структур. По проектному принципу можно разрабатывать маркетинговые акции, планировать открытие филиалов и магазинов, создавать новые услуги. Управление проектами в любой современной организации – это необходимость, поскольку благодаря ему привести к единым целям работу, контролировать бюджет и сроки, реализовать поставленные задачи с минимальными расходами.