Вы тратите драгоценное время и энергию на поиски утерянных документов? Не пора ли вам ускорить повседневные операции? Мы исследовали программное обеспечение для управления документами и нашли шесть лучших.

Когда имеет смысл инвестировать в программное обеспечение для управления документами?

Хотите стать безбумажным? Если да, то вы хотите инвестировать в программное обеспечение для управления документами. Эти инструменты облегчают организацию ваших цифровых файлов в масштабе.

Это также отличный вариант для компаний, которые переросли популярные облачные решения для хранения данных (такие как Dropbox или Google Диск). Технически эти инструменты также подпадали бы под категорию DMS, но у них нет дополнительных функций, необходимых для управления документами на более высоком уровне.

Google Диск и Dropbox подходят для личного использования, но для деловых целей они просто не предлагают надежных функций программного обеспечения для управления документами.

В дополнение к простым функциям хранения и совместной работы, предлагаемым инструментами DMS, вы также получите преимущества от повышения безопасности, соответствия нормативным требованиям, расширенных рабочих процессов, контроля версий и многого другого.

Даже если вы не собираетесь полностью обходиться без бумаги, любой бизнес со значительным количеством онлайн-документов может воспользоваться программным обеспечением для управления документами.

Для отдельных лиц и действительно небольших команд, управляющих основными документами, вполне подойдет использование облачного хранилища, такого как Dropbox. Но когда вы будете готовы к масштабированию и ваши потребности станут более развитыми, обновитесь до настоящего программного обеспечения DMS.

#1 – Fluix — Лучшее для большинства

Fluix — это универсальное решение для управления документами и автоматизации рабочих процессов во всех отраслях промышленности.

Вы можете использовать Fluix для хранения документов, управления и распространения последних версий, а также управления проектной документацией в режиме реального времени. И все это при просмотре истории и статуса каждого документа с высоты птичьего полета.

Функции автоматизации рабочих процессов являются популярным решением для таких случаев использования, как работа на местах, продажи и обучение. И именно поэтому его любят и используют так много пользователей. Это действительно простой способ начать и оставаться организованным новичком с первого дня.

Кроме того, вы можете редактировать и подписывать PDF-файлы и отправлять документы для сбора подписей удаленно или для массового подписания документов.

Другие популярные функции, доступные с подпиской на Fluix, включают:

• Предварительно настроенная маршрутизация документов
• Предупреждения о новых файлах
• Распространение документов
• Одноэтапные рабочие процессы
• Многоступенчатые рабочие процессы
• Роли учетных записей и разрешения пользователей
• Группы пользователей
• Облачное хранилище и стороннее хранилище
• 2FA и SSO

Для тех из вас, кто ищет универсальное решение для облачного хранилища, электронной подписи, централизованного контроля доступа, автоматизации рабочих процессов и управления файлами, Fluix должен быть в вашем коротком списке.

#2 – Microsoft SharePoint — Лучшее решение для межканальной совместной работы

Microsoft-это имя, которое знакомо большинству из нас. Поэтому неудивительно, что этот лидер отрасли занимает столь высокое место в нашем списке.

SharePoint предоставляет бизнес-пользователям возможность управлять контентом и приложениями, обеспечивая при этом беспрепятственную совместную работу всей организации.

Microsoft SharePoint выводит управление документами на новый уровень. В дополнение к обмену файлами и хранению документов ваша команда также сможет обмениваться ресурсами, новостями и данными, относящимися к отделам и проектам.

Программное обеспечение позволяет вам легко работать с людьми в вашей организации, а также безопасно предоставлять доступ пользователям за пределами вашего бизнеса.

SharePoint работает на ПК, компьютерах Mac и мобильных устройствах.

Более 200 000 организаций полагаются на Microsoft SharePoint, в том числе такие громкие имена, как Goodyear Tires, Hershey, Qantas Airlines и NASCAR. В целом, более 190 миллионов пользователей используют его для управления контентом, что делает его одним из самых популярных решений DMS в нашем списке.

Планы начинаются всего с 5 долларов США за пользователя в месяц. Вы можете получить SharePoint самостоятельно или включить его в подписку Microsoft 365. Для локального развертывания рассмотрите SharePoint Server.

#3 – ONLYOFFICE — Лучшее Решение Для Совместной Работы В Команде

ONLYOFFICE — популярный набор для повышения производительности, включающий широкий спектр инструментов для управления документами и совместной работы в команде.

Эта платформа предлагает как простые, так и передовые решения для предприятий всех форм и размеров.

Существует базовая версия под названием ONLYOFFICE Docs, которая предназначена для электронных таблиц, документов и презентаций для индивидуального использования и небольших групп. Но большинство из вас будут склоняться ТОЛЬКО к группам офисов. Эта версия поставляется с модулями для DMS, электронной почты, CRM, управления проектами, календаря и многого другого.

Это популярный выбор для малых и средних предприятий, предприятий, поставщиков медицинских услуг, исследовательских групп, некоммерческих организаций, образовательных учреждений, разработчиков и правительственных организаций.

Вы получите выгоду от таких инструментов и функций, как:

• Возможность хранить файлы и получать к ним доступ из любого места
• Поддерживает текстовые документы, электронные таблицы, PDF, презентации и мультимедийные файлы
• Расширенные права доступа к документам
• Управление версиями и возвратом
• Встраивание документов
• Простая интеграция
• Бесплатные настольные и мобильные приложения

Большинство людей предпочитают использовать облачную версию ONLYOFFICE. Но предприятия обычно запускают программное обеспечение на своих собственных серверах с локальным развертыванием.

#4 – Rubex от eFileCabinet — Лучшие функции управления документами

Rubex от eFileCabinet-это простое решение для управления документами. Это мощное программное обеспечение помогает предприятиям в широком спектре отраслей экономить время и повышать эффективность.

Если вы ищете многофункциональное решение DMS, созданное специально для вашей отрасли, отдела или больной точки, ищите не дальше Rubex.

Что делает Rubex немного уникальным по сравнению с другим программным обеспечением DMS, так это его решения для конкретных случаев использования. Они предоставляют DMS для бухгалтерий, ИТ-отделов, отделов кадров, юридических служб и многого другого. Rubex обслуживает различные отрасли промышленности, включая недвижимость, автомобилестроение, строительство, страхование, нефть и газ, здравоохранение, государственное управление и транспорт. Это действительно показывает, насколько универсальным может быть Rubex.

В дополнение к своей универсальности, Rubex поставляется с функциями DMS:

• Электронная подпись
• Пользовательские автоматизированные рабочие процессы
• Поиск отсутствующего элемента
• Предварительный просмотр на двух экранах
• Мгновенный вход и ссылки для доступа
• Инструменты безопасного общего доступа
• Импорт электронной почты
• Запрос файла
• Правила управления
• Мощные шаблоны
• Расширенные элементы управления версиями

Список можно продолжать и продолжать. В целом, программное обеспечение является мощным и надежным. Планы начинаются с 55 долларов в месяц на одного пользователя. Они даже предлагают неограниченный тарифный план хранения, который начинается с 199 долларов.

#5 – M-Files — Самое Универсальное Программное Обеспечение Для Управления Документами

M-Files-одно из самых популярных и авторитетных решений в области управления документами.

Программному обеспечению доверяют предприятия всех размеров в таких отраслях, как производство, финансовые услуги, недвижимость, строительство, инжиниринг и многое другое. Глобальные предприятия и малые предприятия в более чем 100 странах полагаются на M-Файлы для управления документами.

M-Файлы управляются метаданными, интеллектуальны и независимы от репозитория. Проще говоря, это означает, что вы всегда можете найти свои данные, основываясь на том, что это такое, а не на том, где они находятся. Таким образом, вы и ваша команда сможете найти именно то, что ищете, вместо того, чтобы тратить время на сортировку папок и файлов.

Это программное обеспечение позволяет вам легко автоматизировать рабочие процессы и сотрудничать с вашей командой.

Вы можете установить M-файлы в облаке, на месте или в качестве гибридного решения. Он работает из любого места, с любого устройства.

Как решение корпоративного уровня, вам нужно будет связаться с командой M-Files для получения предложения.

#6 – VIENNA Advantage — Лучшее Программное Обеспечение Для Управления Документами Для Предприятий

VIENNA Advantage немного уникально по сравнению с некоторыми другими решениями из нашего списка.

На самом деле это не фирменное программное обеспечение для управления документами, а скорее коммерческая ERP/CRM на уровне предприятия. Но программное обеспечение поставляется со встроенными инструментами для управления документами и бизнес-аналитики.

Давайте подробнее рассмотрим функции и преимущества, которые вы получите с помощью VIENNA Advantage:

• Управление рабочими процессами корпоративного уровня
• Управление бизнес-процессами
• Безопасное шифрование документов
• Расширенная автоматизация
• Мощный поиск
• Индексирование и распознавание (оптическое распознавание символов)
• Интеграция цифровой подписи
• Элементы управления версиями

Для крупных организаций и предприятий, которым требуется программное обеспечение для управления документами, полностью интегрированное с ERP-и CRM-решениями, не смотрите дальше преимущества VIENNA.

Методология Выбора Лучшего Программного Обеспечения Для Управления Документами

Есть определенные факторы, которые вы должны учитывать при оценке программного обеспечения DMS. Это методология, которую мы использовали, чтобы придумать лучшие варианты выше. Используйте это, когда вам нужно выяснить, какие функции наиболее важны в зависимости от ваших деловых и личных потребностей.

Развертывание

Первое, что вам нужно оценить, — это то, где будут храниться ваши документы.

Вообще говоря, программное обеспечение DMS предлагается одним из двух способов—облачным или локальным.

Вы заметите, что некоторые платформы предоставляют вам выбор между этими двумя, в то время как другие просто предлагают то или иное.

Развертывание в облаке будет лучшим вариантом для большинства компаний.

Это дает вам и вашим сотрудникам возможность получить доступ к вашим документам из любого места.

Но организациям со строгими стандартами безопасности, возможно, потребуется рассмотреть возможность развертывания на месте.

В этом случае все файлы будут храниться в вашей локальной сети.

Функции совместной работы и совместного использования

Хранение документов-это всего лишь один небольшой компонент программного обеспечения DMS. Еще одним важным аспектом является командное сотрудничество.

Могут ли члены команды сотрудничать и редактировать файлы в режиме реального времени? Способны ли вы управлять средствами управления версиями ваших документов? Как вы можете управлять уровнями разрешений для пользователей, получающих доступ к этим документам? Сможете ли вы обмениваться файлами с внешними пользователями за пределами вашей компании?

Это те вопросы, которые вы должны задавать себе и принимать во внимание, когда вы ходите по магазинам. Если вам нужно использовать другие сторонние инструменты для редактирования, совместного использования и совместной работы, это отчасти противоречит цели использования программного обеспечения для управления документами.

Мобильный доступ и простота использования

Большинство лучших решений для управления документами поставляются с выделенным мобильным приложением. Это даст вам и вашей команде доступ к документам из любого места, что, безусловно, может быть полезно в наши дни и в наше время.

Также стоит отметить, что не все программное обеспечение DMS одинаково создано с точки зрения удобства использования. Некоторые инструменты, несомненно, лучше других.

Вам нужно найти баланс между простым в использовании программным обеспечением, но все еще достаточно надежным, чтобы удовлетворить ваши потребности. Некоторые из более простых инструментов могут быть недостаточно всеобъемлющими, чтобы сделать все, что вы хотите. Поэтому воспользуйтесь бесплатными пробными версиями и демонстрациями, чтобы проверить удобство использования.

Автоматизация

Автоматизация рабочих процессов будет рассматриваться как передовая функция программного обеспечения DMS.

Например, вы можете настроить рабочий процесс, в котором определенные типы документов автоматически отправляются определенной роли в организации после загрузки. Эти пользователи получат уведомление, если потребуется какое-либо действие (например, электронная подпись).

В масштабе настройка автоматизации может сэкономить вашей организации массу времени и сократить ручной труд. Но для тех из вас, кто ищет базовые возможности DMS, вам, возможно, не придется беспокоиться об этом прямо сейчас.

Безопасность Данных

Как всегда, безопасность должна быть главным приоритетом для компаний, оценивающих программное обеспечение. Это особенно верно для программного обеспечения, содержащего потенциально конфиденциальную информацию о вашей компании, клиентах и сотрудниках,

Разрешения пользователей также попадут в эту категорию. Администраторы должны иметь возможность предоставлять доступ определенным группам и отдельным лицам. Например, вы можете предоставить своим клиентам доступ к папке или документу, связанным с проектом, который вы для них выполняете. Однако этот клиент не должен иметь доступ ко всему программному обеспечению DMS.

Итоги

Какое программное обеспечение для управления документами является лучшим?

Это зависит от того, что вы ищете. Лучший вариант для меня может оказаться не лучшим для вас и вашего бизнеса.

Используйте лучшие варианты, рассмотренные в этом руководстве, чтобы направить вас в правильном направлении. Следуйте методике, которую я описал выше, чтобы помочь сузить ваши возможности.