Лучшее программное обеспечение для управления событиями для малого бизнеса, 2023...

Выбор программного обеспечения для управления мероприятиями может стать непростой задачей. Существует так много вариантов, и трудно понять, какой из них подходит именно вам. В этой статье блога мы поможем вам понять, что такое программное обеспечение для управления мероприятиями и как оно работает с вашими потребностями в планировании мероприятий. Мы также дадим вам советы по выбору лучшего программного обеспечения для управления мероприятиями для вашего мероприятия!

Лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями

Существуют программные платформы для управления мероприятиями на любой бюджет, поэтому стоит обратить внимание на то, что вы можете себе позволить. Если вы только начинаете заниматься планированием мероприятий, возможно, стоит начать с малого и по мере приобретения опыта в этой области идти вверх. Поначалу платформа для организации мероприятий может показаться не слишком важной, но когда вы уже регистрируете там всех своих участников, трудно перейти на другую. Перечисленные здесь платформы можно использовать для проведения физического мероприятия, онлайн-мероприятия, вебинара или чего-либо еще, что требует планирования и организации! Ниже я рассмотрю некоторые из лучших доступных платформ для управления мероприятиями.

Attendify

Attendify — это отличное программное обеспечение для управления мероприятиями, которое использует функции различных инструментов цифрового маркетинга и маркетинга мероприятий. Это платформа для управления мероприятиями на основе данных, которая позволяет планировать и проводить различные типы мероприятий. Вы можете использовать ее от одного конца до другого, от онлайн-регистрации до анализа данных после мероприятия. Attendify — это программное обеспечение для управления конференциями и мероприятиями, которое может быть использовано компаниями любого размера. Приложение может эффективно использоваться индивидуальными планировщиками, организаторами, а также компаниями, проводящими мероприятия. Управление участниками — одна из его лучших функций. Вы можете получить доступ к его обновлениям в режиме реального времени, сетевому взаимодействию, регистрации на мероприятиях, сбору отзывов пользователей и т.д. Клиент получит доступ к многочисленным инструментам ROI, которые позволят вам проанализировать, сколько денег вы заработали на каждом проданном билете, проверить вовлеченность посетителей и для других отчетов о мероприятиях. Программное обеспечение для управления также отлично подходит, если вы хотите осуществлять управление спонсорством. С его помощью вы сможете осуществлять мониторинг, оценку, отбор проектов и финансирование. Решение для управления мероприятиями основано на простой системе drag-and-drop. Attendify можно использовать для управления списками гостей, клиентами и бейджами. Наверное, самое худшее в этой системе управления событиями то, что вы не можете добавить обратно людей, которых вы ранее удалили из списка. Поэтому вам придется быть очень осторожным при выполнении определенных процессов.

Стоимость Attendify

Attendify имеет сложные тарифные планы. За одно мероприятие взимается $1 999, а за $4 000 можно получить индивидуальное решение.

Eventbrite

С помощью этого программного обеспечения для управления мероприятиями вы сможете проводить локальные мероприятия на высоком уровне. Это очень сложное, иногда подавляющее решение для управления мероприятиями, которое позволит вам выполнять различные действия, начиная от регистрации мероприятия и заканчивая обработкой платежей. Среди его основных функций стоит упомянуть сканирование штрих-кода. Загрузив приложение для мероприятий, вы можете использовать телефон, чтобы проверить билет каждого человека, когда он собирается войти в помещение. Организаторы мероприятий могут использовать его приборную панель для проверки количества продаж. Аналитика данных — отличный способ сэкономить время, пытаясь понять, насколько прибыльным было мероприятие. Самое замечательное в программном обеспечении для стратегического управления событиями то, что у него есть бесплатная версия. Это при условии, что мероприятие также бесплатно для участников (поэтому регистрация на мероприятие бесплатна). Платформа управления событиями отправляет автоматические электронные письма списку гостей, и вы также можете использовать ее для проведения различных онлайн-опросов. Для обработки платежей вы можете интегрировать PayPal с программным обеспечением для проведения мероприятий. Она также позволяет интегрировать несколько социальных сетей (Facebook и Twitter), а также интегрироваться с Dropbox, Salesforce и MailChimp. Вы также можете получить доступ к приборной панели через мобильное приложение.

Стоимость Eventbrite

Пользователи имеют доступ к 3 тарифным планам: Essentials, Professional и Premium. Пользователь платит на основании проданных галочек. Для получения плана Premium необходимо связаться с компанией.

Eventzilla

Eventzilla — одно из лучших программных обеспечений для управления мероприятиями, как виртуальными, так и прямыми. Вы можете использовать эту платформу для устранения различных ручных процессов и упрощения громоздких процедур. Программное обеспечение для планирования мероприятий можно использовать для проведения рекламных акций, регистрации, онлайн-регистрации и всего остального, что связано с процессом планирования мероприятий. Вы можете использовать его простые регистрационные формы, чтобы ускорить процесс и повысить конверсию. Менеджеры используют это программное обеспечение для одновременного отслеживания множества задач и сессий. Вы можете интегрировать его с более чем 100 различными приложениями, создав таким образом единую приборную панель, с которой вы можете контролировать все. Это одно из лучших программных решений с точки зрения поддержки клиентов. Онлайн-регистрация участников будет упрощена благодаря многочисленным вариантам оплаты: наличные, банковский перевод, счет-фактура, кредитные и дебетовые карты. Хотя это решение для управления мероприятиями имеет множество отличных функций, его текстовый редактор мог бы быть лучше. Многочисленные варианты оплаты — это здорово, но интерфейс нуждается в доработке.

Стоимость Eventzilla

Организаторы мероприятий могут выбрать один из 3 вариантов оплаты: Basic ($1,50 за регистрацию), Pro ($1,50 + 1,9% за регистрацию) и Prepaid ($1,50 + 2,9% за регистрацию).

Everwall

Это решение для управления событиями особенно хорошо тем, что вы можете объединить управление событиями с кампаниями в социальных сетях. Платформа работает в режиме реального времени, поэтому вашим посетителям никогда не придется ждать загрузки или обновления. Лидерборды — одна из самых интригующих функций Everwall. Вы можете использовать ее для оценки вовлеченности участников в Twitter, проверяя, сколько раз они упоминали некоторые ключевые слова. Вы также можете использовать эту функцию для анализа их подписчиков. Программное обеспечение для управления мероприятиями позволяет проводить опросы в Instagram и Twitter. Таким образом, вы можете лучше оценить онлайн-мероприятие и его успех. Планировщики мероприятий также могут использовать эти данные для улучшения будущих мероприятий и показателей регистрации на них. Если этого недостаточно, есть также функция фильтрации, которая позволяет менеджерам устранять любой спам или нежелательное поведение. С помощью этой платформы вы можете проверить множество типов данных, включая охват и объем. В ней есть конструктор стен, который позволит вам скопировать-вставить код для вставки значков социальных сетей.

Стоимость Everwall

Everwall имеет два варианта ценообразования: Самообслуживание ($39 за день мероприятия) и Полное обслуживание ($299 за день мероприятия + $1,000 на установку).

Boomset

Это одно из лучших программных решений, если вам нужна универсальная платформа для онлайн-мероприятий или для физических мероприятий. Вы можете использовать его как для онлайн-мероприятий, так и для прямых. Продукт ориентирован на устойчивое развитие и может значительно повысить прибыльность и контроль ваших мероприятий. Вы можете использовать программное обеспечение для управления мероприятиями для устранения любых задержек и ошибок, возникающих при печати бейджей и браслетов. Благодаря усовершенствованной функции распознавания лиц вы сможете сканировать всех участников до того, как они войдут в помещение. Это делает инструмент управления посетителями идеальным выбором для мероприятий с высоким уровнем безопасности. Помимо всего прочего, Boomset хорошо подходит для поиска потенциальных клиентов. Сотрудники могут собирать данные о посетителях и хранить их в виртуальной приборной панели. Smart Sessions — еще одна функция, о которой стоит упомянуть. Вы можете использовать ее для предотвращения избыточного бронирования и других потенциальных проблем с бронированием. По окончании мероприятия организаторы могут использовать все эти данные для анализа статистики посетителей и процессов. Для команд предусмотрены уведомления, которые помогут всем оставаться на одной волне.

Стоимость Boomset

Программное обеспечение для проведения мероприятий имеет 3 версии: Intro ($4,000 в год), Pro ($7,500 в год) и Expert ($15,000 в год).

Fonteva

Если вы ищете программное обеспечение для управления, которое легко интегрируется с Salesforce, не так много вариантов лучше, чем Fonteva. Пользователи могут перенести все данные из программы управления мероприятиями в Salesforce, что позволит отслеживать нюансы финансовой информации. Благодаря этой функции Fonteva особенно популярна среди торговых ассоциаций. Это один из лучших инструментов управления событиями для отслеживания транзакций. Вы можете использовать платформу для проверки всех денежных поступлений, кредиторской и дебиторской задолженности. По окончании мероприятия вы можете провести финансовый анализ. Это программное обеспечение особенно удобно, если вам нужно определить валовой приток и отток ресурсов, а также распределение ресурсов. При создании мероприятий вы сможете отправлять автоматические электронные письма всем участникам. Управление бейджами обеспечит вам большую видимость и позволит выделиться среди других. Fonteva — одна из лучших систем управления для компаний с большим количеством заинтересованных сторон. Существует несколько различных порталов, которые вы можете использовать для доступа к платформе. Ее интерфейс очень прост, и ее могут использовать все пользователи, независимо от их опыта работы с программным обеспечением для регистрации мероприятий. Одним из основных недостатков программы является то, что у нее нет бесплатной версии. Кроме того, ее тарифные планы немного дороже, чем у конкурентов, поэтому если вы просто хотите быстро провести онлайн-мероприятие, это может быть немного дороговато.

стоимость Fonteva

Стоимость этой отмеченной наградами платформы начинается от 175 долларов США за пользователя в месяц.

Whova

Whova может использоваться различными компаниями, занимающимися организацией мероприятий, независимо от их размера. Она очень современная, с простым интерфейсом, и вы можете использовать ее для управления мероприятиями, даже если у вас нет опыта работы с подобным программным обеспечением. Помимо того, что программное обеспечение для управления мероприятиями сэкономит время, оно также увеличит продажи билетов. Виртуальный инструмент можно использовать для управления несколькими задачами одновременно и отслеживания их выполнения. Он особенно хорош для больших международных команд, так как базируется в облаке и предоставляет все данные в режиме реального времени. Что делает Whova одним из лучших приложений для мероприятий, так это то, что оно упрощает процесс регистрации. Вы можете использовать его многочисленные функции для повышения эффективности маркетинга. И, наконец, это отличный союзник для продажи билетов на мероприятия. Отмеченное наградами программное обеспечение получило свои награды в 2016, 2017, 2018, 2019 и 2020 годах. Платформа используется некоторыми из крупнейших компаний в мире, включая Oracle, Lego, IKEA, US Bank и так далее. С помощью Whova вы можете организовывать различные типы мероприятий, включая саммиты, конвенции, конференции, торговые выставки, мероприятия ассоциаций и так далее.

Стоимость Whova

Вам необходимо связаться с компанией для получения расценок.

Tripleseat

Как и большинство других инструментов в нашем списке, Tripleseat может быть использован практически любой организацией мероприятий. Однако наибольший потенциал он продемонстрировал для отелей и ресторанов. Используя этот инструмент, вы сможете оптимизировать процессы управления мероприятиями. Программное обеспечение для управления мероприятиями имеет сложную приборную панель, которая позволит вам отслеживать доходы от мероприятия за мероприятием. Вы можете проверить статус каждого дохода, создавая воронки и лиды в процессе. Все данные могут быть проанализированы для повышения эффективности. С помощью функции Smart Suite вы сможете создавать профессиональные предложения, которые покажут вашу компанию в самом выгодном свете. Tripleseat предлагает множество интеграций, которые повышают универсальность платформы. Вы можете комбинировать инструмент с многочисленными приложениями для маркетинга электронной почты, инструментами социальных сетей, платформами для гостеприимства и т.д. Программное обеспечение для управления мероприятиями отлично подходит для создания документов. Вы также можете использовать его как способ увеличения и уточнения возможных источников лидов. Помимо использования для управления событиями, организаторы мероприятий могут использовать этот инструмент для общения с членами своей команды.

Цены на Tripleseat

Если вы хотите использовать эту платформу управления, вам необходимо связаться с компанией для получения расценок.

RSVPify

Как следует из названия, вы можете использовать это приложение для виртуальных мероприятий для создания RSVP. Что еще лучше в этом решении для управления, так это то, что оно бесплатное и легкодоступное. Вы можете улучшить планирование мероприятий, воспользовавшись одной из его многочисленных функций, таких как сложная приборная панель, управление списками гостей, QR-коды клиентов и составление схемы рассадки. Этот инструмент обеспечивает высокую степень настройки. Каждое сообщение, которое вы создаете, может быть настроено для конкретного посетителя. Это особенно важно для мероприятий высокого уровня, где цены на билеты, как правило, очень дорогие. Естественно, все документы, созданные в этом программном обеспечении, могут быть важны и экспортированы в любое время. Возможно, самая большая проблема с программным обеспечением для управления мероприятиями заключается в том, что вы не можете так просто настроить приглашения по электронной почте.

Стоимость RSVPify

Вы можете подписаться на 3 различные версии продукта: Small Events (бесплатно до 100 приглашений), Business and Non-Profit ($39 в месяц) и Enterprise ($499 в месяц).

Momice

Это программное обеспечение для проведения мероприятий призвано адаптироваться к потребностям вашего бренда, согласуясь с темой каждого мероприятия. Оно может создать максимально настраиваемый опыт для всех участников. Кроме того, это поможет разнообразить ваши мероприятия по сравнению с теми, которые организуют конкуренты.Momice имеет несколько заметных особенностей, включая автоматическую регистрацию мероприятий, сканирование смартфонов, соответствие GDPR и модуль менеджера аккаунтов. Платформа может быть использована для создания традиционных мероприятий или простого онлайн-мероприятия. Управлять ими и измерять их эффективность. Компания может использовать ее для продажи билетов, а также для создания специальных списков и билетов в зависимости от типа аудитории. Как вы можете видеть, платформа предоставляет многочисленные возможности настройки. Среди прочего, вы можете использовать ее для проведения опросов в режиме реального времени как способ оценки вовлеченности посетителей. Вы даже можете изменить язык этих опросов, чтобы удовлетворить запросы иностранных посетителей. Со временем у пользователей возникло несколько проблем с платформой. Некоторые из них не могли войти на сайт, другие жаловались на обслуживание клиентов.

Стоимость Momice

Компания позволяет создать индивидуальный план, основанный на количестве мероприятий и пользователей. Самая дешевая версия начинается от $2095.

Зачем использовать инструменты управления событиями?

Если вы все еще задаетесь вопросом, почему вы должны использовать программное обеспечение для планирования мероприятий, вот несколько причин! Когда вы готовите мероприятие для 5 человек, планировать нужно не так уж много. Если вы планируете мероприятие для 100 человек и более, программное обеспечение для управления мероприятиями может оказать огромную помощь. Только представьте, как сложно было бы купить билеты на мероприятие, основанное на местоположении. Или как бы вам пришлось вручную распространять информацию о мероприятии среди пользователей при его создании. Трудно представить себе управление продажей билетов, регистрацией, обработкой платежей и деталями мероприятия для 100 человек без программного обеспечения для управления мероприятиями. Программное обеспечение для управления мероприятиями — это отличный способ спланировать мероприятие и организовать всю информацию в одном месте. Вы можете создавать приглашения, отслеживать платежи, рассылать информацию по электронной почте, распространять билеты и многое другое! Планирование мероприятий становится совершенно невозможным, если вы организуете его для большого количества участников.

Основные характеристики планировщиков мероприятий

Вот некоторые из основных возможностей, которые может предложить вам программное обеспечение для управления мероприятиями:

• Шаблоны для мероприятий — с легкостью создавайте приглашения, регистрационные формы и другие детали мероприятия.
• Списки гостей — отслеживайте, кто посетит ваше мероприятие!
• Настройки регистрации — Определите, как посетители регистрируются на мероприятие, а также какую информацию им необходимо предоставить для регистрации.
• Программное обеспечение для управления мероприятиями поможет вам в логистике мероприятия, составлении бюджета и многом другом!

Это только основной набросок.

Как выбрать один из инструментов управления событиями?

Выбор инструментов достаточно широк, и вот краткие советы о том, как выбрать среди широкого ассортимента программного обеспечения для планирования мероприятий.

Простота использования: Прежде всего, программное обеспечение для управления мероприятиями должно быть простым в использовании. Вам нужны инструменты для проведения мероприятий, которые помогут вам легко создавать приглашения, регистрационные формы и другие детали мероприятия. Если он будет слишком сложным, люди не захотят тратить время на использование инструмента.

Интеграция: Скорее всего, вы уже используете CRM или инструмент автоматизации маркетинга. Программное обеспечение для управления мероприятиями должно быть интегрировано с другими инструментами для организации мероприятий. Таким образом, вы сможете сэкономить время и не переключаться между программами планирования мероприятий слишком часто.

Сотрудничество: Независимо от того, идет ли речь об онлайн-мероприятии или физическом событии, организатором всегда является более одного человека. Инструменты управления мероприятиями должны позволять вам сотрудничать с организаторами, планировщиками мероприятий и другими членами команды.

Формы регистрации мероприятий: В большинстве программ для организации мероприятий эта функция используется по-разному, но все же о ней стоит упомянуть. Регистрация участников — это ключевой аспект любого мероприятия (да!), поэтому вы должны убедиться, что формы регистрации и продажи билетов на мероприятие идеально гладкие и могут быть брендированы.

Отчетность и аналитика: Возможность управлять посетителями мероприятия является ключевым моментом в логистике мероприятия, поэтому убедитесь, что эта функция доступна в выбранном вами инструменте управления мероприятиями. Вы хотите просто взглянуть и узнать, как проходит ваше мероприятие, без необходимости копаться в аналитике, чтобы получить искомые данные, доступные из любого места, даже из мобильного приложения.

Каковы 5 «С» в управлении событиями?

Для того чтобы убедиться, что вы выбрали правильное программное обеспечение для проведения виртуальных (или физических) мероприятий, давайте быстро пройдемся по пяти «С» управления мероприятиями — чтобы убедиться, что вы проведете лучшее мероприятие!

Концепция (Concept): Любое мероприятие начинается с концепции, именно идея вдохновляет организаторов на то, чтобы собрать людей вокруг какой-то темы.

Координация (Coordination): Даже самая лучшая идея может быть испорчена, если для ее реализации не будет организована группа людей. Координация мероприятия имеет решающее значение для того, чтобы выстроить все «утки» мероприятия и убедиться, что все идет по плану.

Контроль (Control): От регистрации до прибытия первого гостя и до завершения мероприятия — все должно быть под контролем. Менеджеры по организации мероприятий отвечают не только за организацию мероприятия, но и за то, чтобы оно прошло гладко и без каких-либо заминок. Поэтому использование различного оборудования и инструментов, включая списки регистрации посетителей, средства коммуникации и многое другое, является обязательным.

Кульминация (Culmination): Еще одна вещь, которая отличает отличное мероприятие от хорошего, — это кульминация. Высшая точка мероприятия, главная изюминка. Если у участников мероприятия не осталось ощущения выполненного долга или того, что они пережили нечто особенное, то мероприятие можно считать неудачным.

Закрытие (Closeout): Закрытие мероприятия, возможно, даже более важно, чем его открытие. Оно означает не только окончание мероприятия, но и точку обсуждения, обратной связи, идей для следующего мероприятия, обсуждения впечатлений участников и многого другого.

Какое лучшее программное обеспечение для управления мероприятиями?

Это очень индивидуально, но Attendify и Eventbrite кажутся солидными соперниками. Но проверьте и некоторые другие планировщики мероприятий. Подавляющее большинство из них предлагают бесплатную пробную версию, так что вы можете протестировать без каких-либо ограничений.

Заключение

Мы надеемся, что эти советы по программному обеспечению для управления мероприятиями помогли вам в поиске идеального программного обеспечения для управления мероприятиями. Помните, что существует множество различных типов инструментов, и трудно сказать, какой из них лучше всего подходит для ваших потребностей, не зная, каковы эти потребности.

Обязательно протестируйте несколько программных инструментов для проведения мероприятий, прежде чем остановиться на них, и я надеюсь, что ваше следующее мероприятие пройдет с огромным успехом!

FAQ по программному обеспечению для управления событиями

Зачем мне нужно программное обеспечение для управления мероприятиями? Он позволит вам все организовать, общаться с товарищами по команде, отслеживать регистрацию, контролировать продажу билетов и т.д.

• управление проектами